ถ้าคุณทำงานในหน่วยงานราชการ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น โรงเรียน หรือรัฐวิสาหกิจ คำว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หรือ e-Saraban น่าจะผ่านหูมาแล้วหลายรอบ บางที่ใช้มาหลายปีจนคล่อง บางที่ยังพิมพ์หนังสือ เซ็นด้วยปากกา แล้วสแกนส่งอีเมลซ้ำอีกรอบ ซึ่งเหนื่อยกว่าเดิมเสียอีก
บทความนี้จะอธิบายแบบภาษาคนทำงานว่า ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร ใช้ได้ตามระเบียบแค่ไหน ขั้นตอนในระบบหน้าตาเป็นอย่างไร ควรดูฟีเจอร์อะไรบ้าง และถ้าเป็นหน่วยงานเล็กที่มีเจ้าหน้าที่ไม่กี่คน ควรเริ่มจากตรงไหนดี
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร
งานสารบรรณ คืองานที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสารของหน่วยงาน ตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม ไปจนถึงการทำลายหนังสือ ส่วน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือการย้ายงานทั้งหมดนี้จากกระดาษมาอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ ให้หนังสือเข้า หนังสือออก การเสนอแฟ้ม การสั่งการ และการลงนาม เกิดขึ้นบนหน้าจอแทนโต๊ะธุรการ
พูดให้เห็นภาพ ในระบบกระดาษ หนังสือหนึ่งฉบับต้องเดินจากธุรการ ไปหัวหน้างาน ไปผู้บริหาร แล้วกลับมาที่ธุรการเพื่อเก็บเข้าแฟ้ม ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ เส้นทางเดียวกันนี้ยังอยู่ครบ แต่เอกสารไม่ต้องเดิน คนที่เกี่ยวข้องเปิดดูจากเครื่องตัวเองหรือมือถือได้ และทุกขั้นมีบันทึกว่าใครทำอะไร เมื่อไร
สิ่งที่ได้ชัดที่สุดมีสามเรื่อง
- ค้นหาเร็ว อยากรู้ว่าหนังสือเรื่องนี้เข้ามาวันไหน ใครเกษียณสั่งการไว้ว่าอะไร พิมพ์ค้นได้ทันที
- ติดตามได้ เห็นว่าหนังสือค้างอยู่ที่ใคร ไม่ต้องเดินถามทีละโต๊ะ
- ลดกระดาษและพื้นที่เก็บ ตู้เอกสารที่ล้นห้องค่อย ๆ หายไป
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้ตามระเบียบหรือไม่
คำถามแรกที่ผู้บริหารมักถามคือ “ทำแบบนี้ถูกระเบียบไหม” คำตอบโดยรวมคือ ใช้ได้ หลักที่หน่วยงานของรัฐใช้คือ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ซึ่งมีการแก้ไขเพิ่มเติมหลายครั้ง และฉบับแก้ไขในช่วงหลังได้เปิดทางให้การรับ-ส่ง การจัดทำ และการเก็บรักษาหนังสือราชการ ทำผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ รวมถึงการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด
นอกจากระเบียบงานสารบรรณแล้ว ยังมีกฎหมายและแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายว่าด้วยการบริหารงานและการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล และกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
ข้อควรระวังคือ รายละเอียดเชิงเทคนิค เช่น รูปแบบเลขที่หนังสือ วิธีลงลายมือชื่อ หรือระยะเวลาเก็บรักษา ต้องยึดตามตัวระเบียบฉบับล่าสุดและหนังสือเวียนของหน่วยงานต้นสังกัด บทความนี้ไม่ได้แทนการอ่านระเบียบ ก่อนตัดสินใจเปลี่ยนระบบ ควรให้งานนิติการหรืองานสารบรรณของหน่วยงานตรวจซ้ำอีกครั้ง
ขั้นตอนการทำงานในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ระบบที่ดีควรเลียนแบบขั้นตอนที่เจ้าหน้าที่คุ้นเคยอยู่แล้ว ไม่ใช่บังคับให้ทุกคนเปลี่ยนวิธีคิดใหม่หมด โดยทั่วไปจะมีขั้นตอนหลักดังนี้
| ขั้นตอน | สิ่งที่เกิดขึ้น | สิ่งที่ระบบควรช่วย |
|---|---|---|
| 1. รับหนังสือ | หนังสือเข้ามาทางระบบ อีเมล หรือกระดาษ | รับไฟล์จากหลายช่องทาง สแกนกระดาษเข้าระบบได้ง่าย |
| 2. ลงทะเบียนรับ | ออกเลขรับ บันทึกวันที่ เรื่อง ผู้ส่ง | ออกเลขอัตโนมัติ ป้องกันเลขซ้ำ แนบไฟล์ต้นฉบับ |
| 3. เสนอและเกษียณหนังสือ | ส่งให้หัวหน้าหรือผู้บริหารพิจารณา เขียนความเห็น สั่งการ | เขียนข้อความเกษียณบนเอกสาร ส่งต่อเป็นลำดับ เห็นสถานะ |
| 4. มอบหมายและปฏิบัติ | กลุ่มงานที่ได้รับมอบหมายดำเนินการ | แจ้งเตือนผู้รับผิดชอบ ตั้งกำหนดเวลา ติดตามงานค้าง |
| 5. จัดทำและลงนามหนังสือออก | ร่างหนังสือตอบ ผ่านการตรวจ แล้วผู้มีอำนาจลงนาม | แม่แบบหนังสือ ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เก็บประวัติการแก้ไข |
| 6. ลงทะเบียนส่งและส่งหนังสือ | ออกเลขส่ง ส่งถึงหน่วยงานปลายทาง | ออกเลขส่ง ส่งผ่านระบบหรืออีเมล บันทึกหลักฐานการส่ง |
| 7. จัดเก็บและทำลาย | เก็บเข้าแฟ้มตามหมวด ครบกำหนดก็ขอทำลาย | จัดหมวดหมู่ ค้นหาได้ ตั้งอายุการเก็บ ส่งออกบัญชีหนังสือ |
จุดที่หน่วยงานมักติดคือขั้น เกษียณหนังสือ กับ ลงนาม เพราะผู้บริหารคุ้นกับการเขียนด้วยปากกา ระบบที่เลือกจึงควรให้เขียนบนแท็บเล็ตหรือพิมพ์ข้อความสั้น ๆ ได้สะดวก ถ้าขั้นนี้ยุ่งยาก ผู้บริหารจะกลับไปสั่งให้พิมพ์ออกมาเซ็นเหมือนเดิม แล้วระบบก็กลายเป็นแค่ที่เก็บไฟล์สแกน
ฟีเจอร์ที่ควรมองหาในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ไม่จำเป็นต้องมีทุกอย่างตั้งแต่วันแรก แต่ควรรู้ว่าอะไรคือของจำเป็น อะไรคือของเสริม
ของที่ควรมี
- ทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง ออกเลขอัตโนมัติ แยกตามปีและประเภทหนังสือได้
- การเสนอแฟ้มและเกษียณสั่งการ ส่งต่อเป็นลำดับขั้น เห็นว่าหนังสืออยู่ที่ใคร
- ระบบสิทธิ์ผู้ใช้ กำหนดได้ว่าใครเห็นหนังสือกลุ่มไหน ใครลงนามได้
- ประวัติการใช้งาน (Audit Log) บันทึกว่าใครเปิด แก้ ส่ง หรือลบอะไร เมื่อไร
- การค้นหา ค้นจากเลขที่ เรื่อง ผู้ส่ง วันที่ หรือคำในเอกสาร
- การสำรองข้อมูล สำรองอัตโนมัติและทดสอบกู้คืนได้จริง
ของเสริมที่ช่วยได้มาก
- แจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือแอปแชตเมื่อมีหนังสือถึงตัว
- ใช้งานบนมือถือได้ดี เพราะผู้บริหารมักไม่ได้นั่งหน้าคอมพิวเตอร์
- แม่แบบหนังสือภายนอก บันทึกข้อความ คำสั่ง ประกาศ
- รายงานสรุป เช่น จำนวนหนังสือค้างแยกตามกลุ่มงาน
- เชื่อมต่อกับระบบอื่นของหน่วยงาน เช่น ระบบลา ระบบพัสดุ หรือเว็บไซต์
ทางเลือกของหน่วยงาน ใช้ระบบกลาง หรือพัฒนาเพิ่ม
หน่วยงานส่วนใหญ่ไม่ได้เริ่มจากศูนย์ หลายแห่งมี ระบบกลางที่ต้นสังกัดหรือหน่วยงานภาครัฐจัดให้ใช้ อยู่แล้ว บางแห่งซื้อระบบสำเร็จรูปจากผู้ให้บริการ และบางแห่งต้องการระบบเสริมเล็ก ๆ มาอุดช่องว่างที่ระบบหลักไม่มี
| ทางเลือก | เหมาะกับ | ข้อดี | สิ่งที่ต้องคิด |
|---|---|---|---|
| ระบบกลางที่ต้นสังกัดกำหนด | หน่วยงานที่ต้นสังกัดให้ใช้ระบบเดียวกันทั้งหมด | รับ-ส่งกับหน่วยงานอื่นในเครือได้ทันที ไม่ต้องดูแลเซิร์ฟเวอร์เอง | ปรับแต่งได้น้อย ขั้นตอนเฉพาะของหน่วยงานอาจไม่รองรับ |
| ระบบสำเร็จรูปจากผู้ให้บริการ | หน่วยงานที่อยากได้ระบบครบในเวลาสั้น | ฟีเจอร์ครบ มีคู่มือและฝ่ายสนับสนุน | ค่าบริการต่อเนื่อง การย้ายข้อมูลออกเมื่อเลิกใช้ |
| พัฒนาระบบเสริมเฉพาะส่วน | หน่วยงานที่ใช้ระบบหลักอยู่แล้วแต่มีงานบางอย่างยังทำมือ | ตรงกับงานจริงของหน่วยงาน เช่น ทะเบียนคำสั่งภายใน ระบบติดตามงานที่ได้รับมอบหมาย | ต้องมีคนดูแลระบบ ต้องวางเรื่องความปลอดภัยตั้งแต่ต้น |
คำแนะนำของเราคือ อย่ารีบสร้างระบบใหม่ซ้อนระบบกลาง ถ้าต้นสังกัดกำหนดระบบไว้แล้ว ให้ใช้ระบบนั้นเป็นแกนหลัก แล้วค่อยดูว่างานส่วนไหนที่ยังต้องจดในสมุดหรือ Excel อยู่ งานเหล่านั้นแหละคือจุดที่ระบบเสริมช่วยได้จริง เช่น ทะเบียนคำสั่งภายใน ทะเบียนหนังสือรับรอง ระบบติดตามงานที่ผู้บริหารมอบหมาย หรือหน้าค้นหาประกาศบนเว็บไซต์
ความปลอดภัยและ PDPA ที่ต้องคิดตั้งแต่วันแรก
หนังสือราชการจำนวนมากมีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชน ข้อมูลสุขภาพ หรือเรื่องร้องเรียน ระบบสารบรรณจึงเป็นแหล่งข้อมูลที่ต้องระวังเป็นพิเศษ
- กำหนดสิทธิ์ตามหน้าที่ ไม่ใช่ให้ทุกคนเห็นทุกหนังสือ หนังสือลับหรือเรื่องร้องเรียนควรเห็นเฉพาะผู้เกี่ยวข้อง
- ใช้ HTTPS ทุกหน้า และบังคับรหัสผ่านที่แข็งแรง ถ้าเป็นไปได้ควรมีการยืนยันตัวตนสองชั้นสำหรับผู้มีสิทธิ์ลงนาม
- เก็บ Audit Log และอย่าให้แก้ย้อนหลังได้ เพื่อให้ตรวจสอบได้เมื่อมีข้อสงสัย
- สำรองข้อมูลแยกที่ และทดสอบกู้คืนเป็นระยะ ไม่ใช่แค่ตั้งสำรองไว้แล้วไม่เคยลองเปิด
- อัปเดตซอฟต์แวร์และเซิร์ฟเวอร์ ระบบที่เขียนด้วยภาษาอย่าง PHP ต้องติดตามแพตช์ความปลอดภัยเสมอ
- ตั้งอายุการเก็บและวิธีทำลาย ให้สอดคล้องกับระเบียบงานสารบรรณและหลัก PDPA ที่ให้เก็บข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่จำเป็น
- ระวังการแชร์ไฟล์ออกนอกระบบ เช่น ส่งต่อในกลุ่มแชตส่วนตัว ซึ่งทำให้ควบคุมข้อมูลไม่ได้
ถ้าใช้ผู้ให้บริการภายนอก ควรถามให้ชัดว่าข้อมูลเก็บที่ไหน ใครเข้าถึงได้ และเมื่อเลิกสัญญาจะส่งข้อมูลคืนในรูปแบบใด
เช็กลิสต์สำหรับหน่วยงานขนาดเล็ก
หน่วยงานเล็ก เช่น อบต. โรงเรียน หรือสำนักงานสาขา มักมีธุรการคนเดียวที่ทำทุกอย่าง การเปลี่ยนระบบจึงต้องค่อยเป็นค่อยไป ลองไล่เช็กลิสต์นี้ก่อน
- ตรวจว่าต้นสังกัดกำหนดระบบไว้แล้วหรือยัง ถ้ามี ให้เริ่มจากระบบนั้น
- เขียนขั้นตอนงานจริงลงกระดาษหนึ่งหน้า หนังสือเข้ามาแล้วผ่านใครบ้าง ใครลงนาม ใครเก็บ
- เลือกผู้รับผิดชอบหลักหนึ่งคน ที่เข้าใจงานสารบรรณและพอใช้คอมพิวเตอร์คล่อง
- ตกลงเรื่องเลขทะเบียนและหมวดหมู่ให้ชัด ก่อนเริ่มใช้ เพราะแก้ทีหลังยาก
- ทดลองกับหนังสือบางประเภทก่อน เช่น หนังสือภายใน แล้วค่อยขยาย
- อบรมผู้บริหารเรื่องการเกษียณและลงนามบนจอ ขั้นนี้สำคัญที่สุด
- กำหนดช่วงคู่ขนาน ใช้ทั้งกระดาษและระบบไปพร้อมกันสักระยะ แล้วกำหนดวันเลิกกระดาษให้ชัด
- ตั้งการสำรองข้อมูลและทดสอบกู้คืน ก่อนเลิกเก็บสำเนากระดาษ
- ทบทวนสิทธิ์ผู้ใช้เมื่อมีคนย้ายหรือลาออก ปิดบัญชีทันที
- จดบันทึกปัญหาที่เจอ แล้วเอาไปคุยกับผู้ดูแลระบบหรือผู้ให้บริการเป็นระยะ
ระบบสารบรรณเกี่ยวกับเว็บไซต์หน่วยงานอย่างไร
หลายคนแยกสองเรื่องนี้ออกจากกัน แต่ในทางปฏิบัติเชื่อมกันมาก ประกาศ คำสั่ง และรายงานที่ผ่านระบบสารบรรณ หลายฉบับต้องนำไปเผยแพร่บนเว็บไซต์ของหน่วยงานด้วย โดยเฉพาะข้อมูลที่ใช้ในการประเมิน ITA ถ้าเอกสารในระบบจัดหมวดหมู่ดีและลงวันที่ชัด การนำขึ้นเว็บก็ง่ายและครบถ้วนขึ้น อ่านเพิ่มได้ที่ ITA คืออะไร เว็บไซต์หน่วยงานต้องเปิดเผยข้อมูลอะไรบ้าง
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กับ e-Saraban คือสิ่งเดียวกันไหม
ในการใช้งานทั่วไปใช่ คำว่า e-Saraban เป็นชื่อเรียกสั้น ๆ ของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ บางครั้งก็เป็นชื่อผลิตภัณฑ์ของผู้ให้บริการบางราย จึงควรดูให้ชัดว่ากำลังพูดถึงแนวคิดหรือระบบตัวไหน
หนังสือที่ลงนามในระบบมีผลเท่ากับลงนามบนกระดาษหรือไม่
ระเบียบงานสารบรรณที่แก้ไขในช่วงหลังรองรับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด แต่รูปแบบที่ใช้ได้ต้องเป็นไปตามระเบียบและแนวปฏิบัติของหน่วยงาน ควรตรวจกับงานนิติการก่อนใช้จริง
หน่วยงานเล็กจำเป็นต้องซื้อระบบใหม่ไหม
ไม่จำเป็นเสมอไป ให้ตรวจก่อนว่าต้นสังกัดมีระบบกลางให้ใช้หรือไม่ ถ้ามีแล้วแต่ยังมีงานบางส่วนทำมืออยู่ ระบบเสริมขนาดเล็กอาจคุ้มกว่าการเปลี่ยนทั้งระบบ
ยังต้องเก็บกระดาษต้นฉบับไหม
ขึ้นกับประเภทหนังสือและแนวปฏิบัติของหน่วยงาน หนังสือที่รับเข้ามาเป็นกระดาษบางประเภทอาจยังต้องเก็บต้นฉบับ ควรกำหนดให้ชัดในคู่มือของหน่วยงาน
ระบบควรอยู่บนคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์ในหน่วยงาน
ทั้งสองแบบใช้ได้ คลาวด์ลดภาระดูแลเครื่อง ส่วนเซิร์ฟเวอร์ในหน่วยงานควบคุมได้เองแต่ต้องมีคนดูแลความปลอดภัยและการสำรองข้อมูล สิ่งที่สำคัญกว่าที่ตั้งคือการตั้งค่าความปลอดภัยและสิทธิ์ให้ถูกต้อง
ใช้ Google Drive หรือแชร์โฟลเดอร์แทนได้ไหม
ใช้เก็บไฟล์ได้ แต่ไม่มีทะเบียนรับ-ส่ง การเกษียณสั่งการ และ Audit Log ที่งานสารบรรณต้องการ ถ้าใช้ชั่วคราวควรกำหนดสิทธิ์ให้รัดกุมและวางแผนย้ายเข้าระบบที่เหมาะสม
สรุป
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่แค่การสแกนหนังสือเก็บไว้ แต่คือการย้ายเส้นทางของหนังสือทั้งหมด ตั้งแต่รับ ลงทะเบียน เกษียณ ลงนาม ส่ง ไปจนถึงจัดเก็บ ให้อยู่บนระบบที่ตรวจสอบได้ หน่วยงานเล็กไม่จำเป็นต้องเริ่มใหญ่ ให้เริ่มจากระบบกลางที่มีอยู่ เขียนขั้นตอนจริงให้ชัด แล้วค่อยเติมส่วนที่ขาด
Southern Whale รับงานขนาดเล็กสำหรับหน่วยงาน เช่น ระบบเสริมภายในที่ช่วยงานธุรการ ระบบติดตามงาน หรือการเชื่อมเอกสารขึ้นเว็บไซต์ ดูรายละเอียดได้ที่ บริการสำหรับหน่วยงานภาครัฐและสถานศึกษา หรือพูดคุยเบื้องต้นได้ทาง LINE OA