รับทำระบบ POS แบบ Customize สำหรับร้านค้า ร้านอาหาร รีสอร์ท คลินิก

ระบบ POS ที่ทำงานแบบร้านคุณ ไม่ใช่ให้ร้านคุณทำงานแบบโปรแกรม

หน้าร้านทุกแห่งมีวิธีขายของตัวเอง ร้านกาแฟมีเมนูเพิ่มช็อตเพิ่มไซรัป ร้านอาหารมีโต๊ะ แยกบิล รวมบิล ส่งครัว คลินิกขายคอร์สที่ลูกค้าทยอยมาใช้ รีสอร์ทมีห้องอาหารที่แขกอยากเซ็นเข้าห้องพัก ทุกอย่างนี้ ระบบ POS สำเร็จรูปทำได้บางส่วน แต่พอเจอขั้นตอนที่โปรแกรมไม่รองรับ พนักงานก็กลับไปจดกระดาษหรือคีย์ซ้ำใน Excel

บริการรับทำระบบ POS ของ Southern Whale เริ่มจากไปดูหน้าร้านจริง ดูว่าบิลหนึ่งใบเดินทางจากเคาน์เตอร์ไปถึงสต็อกและบัญชียังไง แล้วออกแบบโปรแกรม POS ให้ตรงกับขั้นตอนนั้น จะเขียนใหม่ทั้งหมด ต่อยอดจาก POS ในระบบโอเพนซอร์สอย่าง Odoo หรือแค่ทำตัวเชื่อมระหว่าง POS ที่ใช้อยู่กับระบบหลังบ้าน เราเลือกทางที่คุ้มที่สุดกับร้านคุณ

พูดตรง ๆ: ร้านสาขาเดียวที่ขายตรงไปตรงมา ใช้ POS สำเร็จรูปรายเดือนคุ้มกว่าทำเองเกือบทุกครั้ง ถ้าเราดูแล้วเป็นแบบนั้น เราจะบอกและช่วยเลือกโปรแกรมให้ ไม่ขายงานที่คุณไม่ต้องใช้

POS คืออะไร สั้น ๆ ก่อนเริ่ม

POS คือ ระบบขายหน้าร้าน (Point of Sale) ที่บันทึกการขาย รับเงิน ออกใบเสร็จ และเก็บข้อมูลยอดขายไว้ในที่เดียว POS สมัยนี้ไม่ได้เป็นแค่เครื่องคิดเงิน มันเป็นจุดแรกที่ข้อมูลเกิดขึ้น ขายอะไร ให้ใคร กี่ชิ้น จ่ายแบบไหน ข้อมูลพวกนี้ต้องไหลต่อไปที่สต็อก บัญชี และรายงานผู้บริหาร

ถ้าอยากเข้าใจประเภทของ POS อุปกรณ์ที่ต้องใช้ และเรื่องใบเสร็จกับภาษี อ่านบทความ ระบบ POS คืออะไร เลือกยังไงให้เหมาะกับร้าน ก่อนได้

เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

ร้านค้าปลีกและร้านหลายสาขา ร้านวัสดุก่อสร้าง ร้านอะไหล่ ร้านของฝาก มินิมาร์ท ที่มีสินค้าเป็นพันรายการ ต้องโอนของข้ามสาขา และอยากเห็นยอดทุกสาขาในหน้าเดียว

ร้านอาหาร คาเฟ่ บาร์ ที่ต้องการผังโต๊ะ ส่งออเดอร์เข้าครัวหรือบาร์ แยกบิลรวมบิล และตัดวัตถุดิบตามสูตร เช่น ขายลาเต้หนึ่งแก้ว ระบบตัดเมล็ดกาแฟ นม และแก้วออกจากสต็อกให้เอง

รีสอร์ทและโรงแรม ที่มีห้องอาหาร บาร์ริมสระ สปา มินิบาร์ หรือเคาน์เตอร์ทัวร์ แต่ละจุดเป็น outlet ของตัวเอง แขกเลือกจ่ายทันทีหรือลงบิลเข้าห้อง แล้วยอดไปรวมที่โฟลิโอตอนเช็กเอาต์ ถ้ากำลังวางระบบจองห้องพักด้วย ดูบริการ ทำเว็บไซต์โรงแรมและรีสอร์ท ประกอบ

คลินิกความงาม คลินิกทันตกรรม สปา ที่ขายคอร์ส แพ็กเกจ หรือบัตรสมาชิก ลูกค้าจ่ายครั้งเดียวแล้วทยอยมาใช้ ระบบต้องรู้ว่าเหลือกี่ครั้ง หมดอายุเมื่อไหร่ และคิดค่ามือแพทย์หรือพนักงานยังไง ดูเพิ่มที่ ทำเว็บไซต์คลินิก

บริษัททัวร์และเคาน์เตอร์ขายทัวร์ ที่ขายทริปหน้าเคาน์เตอร์ ต้องจัดการที่นั่งต่อรอบ ค่าคอมมิชชันของเอเจนต์หรือโรงแรมที่ส่งลูกค้ามา และรับเงินหลายสกุล

สัญญาณว่า POS ที่ใช้อยู่ไม่พอแล้ว

• ปิดยอดสิ้นวันใช้เวลาเป็นชั่วโมง เพราะต้องรวมยอดจากหลายเครื่อง หลายสาขา หรือหลายช่องทางเอง
• สต็อกในระบบไม่ตรงกับของบนชั้น และไม่มีใครบอกได้ว่าคลาดเคลื่อนตรงไหน
• พนักงานจดกระดาษคู่กับ POS เพราะมีบางขั้นตอนที่โปรแกรมไม่รองรับ เช่น ขายคอร์ส ลงบิลเข้าห้อง หรือราคาพิเศษให้ลูกค้าบางกลุ่ม
• ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องออกจากอีกโปรแกรม ลูกค้ายืนรอ แล้วเลขที่เอกสารไม่ต่อเนื่องกับที่นักบัญชีเห็น
• ค่าบริการรายเดือนเพิ่มตามจำนวนเครื่องและสาขา จนรวมทั้งปีแล้วสูงกว่าที่คิด แต่ยังต้องใช้ Excel เสริมอยู่ดี
• อยากได้ข้อมูลแต่ดึงออกมาไม่ได้ เช่น ยอดขายรายเมนูรายชั่วโมง ลูกค้าประจำที่หายไป หรือกำไรต่อสาขา

ถ้าเจอข้อเดียว อาจแก้ได้ด้วยการตั้งค่าโปรแกรมเดิมให้ดีขึ้น ถ้าเจอสามข้อขึ้นไป มักคุ้มที่จะคุยเรื่องระบบที่ออกแบบใหม่

ฟีเจอร์ที่เราทำให้ได้

ไม่จำเป็นต้องทำครบทุกโมดูลตั้งแต่วันแรก เราแนะนำให้เริ่มจากส่วนที่ทำให้หน้าร้านเสียเวลามากที่สุด แล้วค่อยเพิ่มเป็นเฟส

POS สำเร็จรูป vs POS ที่ทำตามงาน เทียบแบบตรงไปตรงมา

มีทางสายกลางด้วย เช่น ใช้ POS สำเร็จรูปที่เปิด API ให้ แล้วให้เราทำตัวเชื่อมส่งข้อมูลเข้าระบบสต็อกหรือรายงานกลาง หรือใช้ POS ของ Odoo แล้วปรับแต่งเฉพาะส่วนที่ไม่พอ บทความ Custom Software vs SaaS อธิบายการตัดสินใจเรื่องนี้ละเอียดกว่า

ขั้นตอนการทำงาน

1. ดูหน้างานจริง (Discovery) เราคุยกับเจ้าของ ผู้จัดการร้าน แคชเชียร์ และนักบัญชี ดูการขายจริงหนึ่งช่วงที่ร้านยุ่ง เก็บตัวอย่างบิล ใบกำกับภาษี และรายงานที่ใช้อยู่ ผลลัพธ์คือเอกสารขอบเขตงานที่บอกว่าทำอะไร ไม่ทำอะไร และแบ่งเป็นกี่เฟส

2. ทำต้นแบบให้กดลอง (Prototype) ก่อนเขียนระบบจริง เราทำหน้าจอขายให้แคชเชียร์ลองกด เพราะคนที่ใช้ POS วันละหลายร้อยบิลจะบอกได้เร็วที่สุดว่าปุ่มไหนเกะกะ ขั้นตอนไหนช้า

3. ทยอยเปิดใช้เป็นเฟส (Phased Rollout) เริ่มจากสาขาเดียวหรือ outlet เดียวก่อน ใช้คู่กับระบบเดิมช่วงสั้น ๆ เทียบยอดให้ตรงกัน แล้วค่อยขยายไปสาขาอื่น ไม่เปลี่ยนทุกสาขาในวันเดียว

4. อบรมพนักงาน สอนแคชเชียร์ ผู้จัดการสาขา และฝ่ายบัญชีแยกกันตามหน้าที่ พร้อมคู่มือภาษาไทยแบบมีภาพ สำหรับพนักงานใหม่ที่เข้ามาทีหลัง

5. ส่งมอบครบ ซอร์สโค้ด ฐานข้อมูล เอกสารติดตั้ง บัญชีผู้ดูแลระบบ และวิธีสำรองข้อมูล ทั้งหมดเป็นของคุณ หลังส่งมอบจะให้เราดูแลต่อหรือไม่ก็ได้

การเชื่อมต่อกับระบบอื่น

POS ที่ดีไม่ควรเป็นเกาะ ข้อมูลที่เกิดหน้าร้านควรไหลต่อไปเองโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ

• ระบบสต็อกและคลังสินค้า ตัดสต็อกทันทีที่ขาย เห็นของคงเหลือทุกสาขา สั่งซื้อเมื่อถึงจุดสั่ง ดู รับทำระบบคลังสินค้า
• ERP ส่งยอดขาย ต้นทุน และการรับเงินเข้าระบบกลางของบริษัท ให้ฝ่ายจัดซื้อ การเงิน และผู้บริหารใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ดู รับทำระบบ ERP
• โปรแกรมบัญชี ส่งสรุปยอดขายหรือเอกสารขายไปที่โปรแกรมที่นักบัญชีใช้อยู่ เช่น Express, FlowAccount หรือ PEAK ผ่าน API หรือไฟล์นำเข้า ตามที่โปรแกรมนั้นรองรับ
• ระบบโรงแรม ส่งบิลจาก outlet เข้าโฟลิโอห้องพัก ถ้าใช้ PMS อยู่แล้วต้องดูว่าเปิดให้เชื่อมได้แค่ไหน
• เว็บไซต์และร้านออนไลน์ ใช้สต็อกและราคาชุดเดียวกับหน้าร้าน ขายออนไลน์แล้วตัดสต็อกจากที่เดียวกัน
• LINE ส่งสรุปยอดปิดกะให้เจ้าของ แจ้งเตือนของใกล้หมด หรือให้สมาชิกเช็กแต้มผ่าน LINE OA ของร้าน
• e-Tax Invoice ถ้าธุรกิจของคุณใช้หรือวางแผนจะใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เราออกแบบข้อมูลเอกสารให้ส่งต่อไปยังผู้ให้บริการที่คุณเลือกได้

ย้ายข้อมูลจาก Excel หรือโปรแกรมเดิม

ร้านส่วนใหญ่มีข้อมูลเดิมอยู่แล้ว รายการสินค้าพร้อมบาร์โค้ด ราคา สมาชิกพร้อมแต้มสะสม และยอดสต็อกคงเหลือ เราย้ายข้อมูลเหล่านี้ให้ โดย

• ขอไฟล์ส่งออกจากโปรแกรมเดิมหรือไฟล์ Excel ที่ใช้อยู่
• ทำความสะอาดข้อมูล เช่น สินค้าซ้ำ บาร์โค้ดซ้ำ หน่วยนับไม่ตรงกัน สมาชิกเบอร์โทรซ้ำ
• นับจำนวนก่อนและหลังย้ายเทียบกัน ให้คุณตรวจก่อนเปิดใช้จริง
• ตั้งยอดสต็อกตั้งต้นจากการตรวจนับจริงในวันเปิดระบบ ไม่ใช้ตัวเลขเก่าที่ไม่แน่ใจ

ประวัติการขายย้อนหลังย้ายได้ถ้าโปรแกรมเดิมส่งออกได้ ถ้าส่งออกไม่ได้หรือไม่ครบ เราแจ้งให้รู้ตั้งแต่ช่วง Discovery ก่อนตกลงงาน

ความปลอดภัยและ PDPA

POS เก็บทั้งเงินและข้อมูลลูกค้า สองอย่างนี้ต้องดูแลจริงจัง

• สิทธิ์ผู้ใช้ตามหน้าที่ แคชเชียร์ขายได้แต่ยกเลิกบิลหรือให้ส่วนลดเกินที่กำหนดไม่ได้ถ้าไม่มีผู้จัดการอนุมัติ
• บันทึกทุกการกระทำสำคัญ ใครยกเลิกบิล ใครแก้ราคา ใครเปิดลิ้นชัก เมื่อไหร่ ตรวจย้อนหลังได้
• ข้อมูลสมาชิกตาม PDPA เก็บเท่าที่จำเป็น มีการขอความยินยอมเมื่อจะใช้ส่งโปรโมชัน กำหนดว่าใครเห็นเบอร์โทรลูกค้าได้บ้าง และรองรับการลบหรือแก้ไขข้อมูลเมื่อลูกค้าขอ
• ไม่เก็บข้อมูลบัตรเครดิตในระบบ การรับบัตรให้ผ่านเครื่องรูดบัตรหรือผู้ให้บริการชำระเงิน ระบบเก็บแค่ผลการชำระ
• สำรองข้อมูลอัตโนมัติ และทดสอบการกู้คืนจริง ไม่ใช่แค่ตั้งไว้แล้วไม่เคยลอง

บริการและบทความที่เกี่ยวข้อง

• รับทำระบบคลังสินค้า สำหรับร้านที่ปัญหาหลักคือสต็อก
• รับทำระบบ ERP เมื่อต้องการเชื่อมขาย ซื้อ สต็อก และบัญชีเป็นระบบเดียว
• รับพัฒนา Custom Software งานระบบเฉพาะทางอื่น ๆ
• ทำเว็บไซต์โรงแรมและรีสอร์ท และ ทำเว็บไซต์คลินิก
• ระบบ POS คืออะไร เลือกยังไงให้เหมาะกับร้าน
• Custom Software vs SaaS เลือกแบบไหนดี

เริ่มจากคุยกันก่อน

เล่าให้เราฟังว่าร้านขายอะไร มีกี่สาขา ใช้โปรแกรมอะไรอยู่ และติดตรงไหน เราจะบอกว่าควรปรับระบบเดิม ใช้ POS สำเร็จรูป หรือทำระบบใหม่ ราคาประเมินตามขอบเขตงานจริง ทัก LINE @969dkzqz ปรึกษาฟรีก่อนเริ่มงาน หรืออีเมล [email protected]