POS vận hành theo cách cửa hàng của bạn vận hành

Mỗi quầy bán hàng một kiểu. Quán cà phê có thêm shot, thêm siro. Nhà hàng có bàn, tách hóa đơn, gộp hóa đơn và phiếu bếp. Phòng khám bán liệu trình khách dùng trong nhiều tháng. Nhà hàng trong resort có khách muốn ký hóa đơn vào phòng. POS có sẵn xử lý được một phần, phần còn lại rốt cuộc nằm trên giấy hoặc phải nhập lại vào Excel.

Southern Whale là một đội ngũ freelance. Chúng tôi xây dựng hệ thống POS theo yêu cầu bằng cách trước hết quan sát một hóa đơn đi từ quầy đến kho và kế toán như thế nào, rồi thiết kế phần mềm quanh dòng chảy đó. Tùy cách nào tiết kiệm nhất, chúng tôi viết mới từ đầu, mở rộng một POS mã nguồn mở như POS của Odoo, hoặc chỉ làm cầu nối giữa POS bạn đang dùng và hệ thống quản lý phía sau.

Nói thẳng: cửa hàng một chi nhánh với quy trình bán đơn giản gần như luôn phù hợp hơn với POS thuê bao. Nếu thấy đúng như vậy, chúng tôi sẽ nói và giúp bạn chọn phần mềm.

Dành cho ai

Bán lẻ và chuỗi cửa hàng: cửa hàng vật liệu, phụ tùng, đồ lưu niệm, minimart với hàng nghìn mã hàng, chuyển kho giữa chi nhánh và cần xem mọi chi nhánh trên một màn hình.
Nhà hàng, quán cà phê và quầy bar: sơ đồ bàn, gửi món xuống bếp hoặc quầy bar, tách và gộp hóa đơn, trừ kho theo công thức (bán một ly latte, trừ cà phê, sữa và ly).
Resort và khách sạn: nhà hàng, bar hồ bơi, spa, minibar và quầy tour là các điểm bán riêng, thanh toán ngay hoặc tính vào phòng. Xem thêm website khách sạn và resort.
Phòng khám thẩm mỹ, nha khoa và chăm sóc sức khỏe: liệu trình, gói và thẻ thành viên dùng theo buổi, có hạn sử dụng và phí cho người thực hiện. Xem website phòng khám.
Công ty tour và quầy bán tour: chỗ ngồi theo từng chuyến, hoa hồng cho đại lý hoặc khách sạn giới thiệu, và nhiều loại tiền tệ.

Dấu hiệu POS hiện tại không còn đủ

Chốt sổ cuối ngày mất cả tiếng vì phải gộp tay số liệu từ nhiều máy, nhiều chi nhánh hoặc nhiều kênh.
Tồn kho trên hệ thống không khớp với kệ và không ai biết chênh lệch từ đâu ra.
Nhân viên phải ghi sổ tay song song với POS cho những bước phần mềm không hỗ trợ.
Hóa đơn thuế đầy đủ phải xuất bằng chương trình khác, khách phải chờ, số hóa đơn không khớp với những gì kế toán thấy.
Phí thuê bao tăng theo từng máy, từng chi nhánh, mà bạn vẫn phải dựa vào Excel.
Không lấy được dữ liệu ra: doanh số từng món theo giờ, khách quen đã bỏ đi, lợi nhuận từng chi nhánh.

Gặp một dấu hiệu thì thường chỉ cần cấu hình lại phần mềm hiện tại. Từ ba dấu hiệu trở lên thì đáng để nói chuyện về một hệ thống làm riêng.

Chúng tôi xây dựng những gì

Phân hệ	Chức năng
Bán tại quầy	Tìm sản phẩm, quét mã vạch, tùy chọn món, giảm giá theo dòng và theo hóa đơn, giữ đơn, tách, gộp, trả hàng
Nhà hàng	Sơ đồ bàn, phiếu bếp/bar hoặc màn hình bếp, trạng thái món, phí phục vụ
Thanh toán	Tiền mặt, QR PromptPay đúng số tiền, thẻ, chuyển khoản, chia nhiều hình thức, tính vào phòng
Chứng từ	Hóa đơn bán lẻ, hóa đơn thuế đầy đủ, phiếu giảm trừ, đánh số theo chi nhánh và máy
Thành viên	Tích và đổi điểm, hạng thành viên, giá theo nhóm, gói dùng theo buổi
Kho	Trừ kho khi bán, trừ theo công thức/BOM, chuyển kho giữa chi nhánh, kiểm kê, cảnh báo sắp hết hàng
Nhiều chi nhánh	Giá và khuyến mãi chung hoặc riêng từng chi nhánh, phân quyền nhân viên theo chi nhánh, báo cáo gộp và tách
Ca và tiền mặt	Mở/đóng ca, tiền đầu ca, đếm tiền, chênh lệch, lịch sử hủy hóa đơn
Báo cáo	Theo ngày, theo món, theo nhân viên, theo giờ, lãi gộp, xuất Excel
Offline	Vẫn bán khi mất mạng, tự đồng bộ khi có mạng lại

Bạn không cần mọi phân hệ ngay từ ngày đầu. Chúng tôi bắt đầu từ phần tốn thời gian nhất ở quầy rồi bổ sung dần theo giai đoạn.

Có sẵn hay làm riêng: so sánh thẳng thắn

	POS có sẵn (thuê bao)	POS làm riêng
Thời gian bắt đầu	Gần như ngay lập tức	Vài tuần đến vài tháng thiết kế và phát triển
Chi phí	Phí hàng tháng liên tục theo máy hoặc chi nhánh	Chi phí xây dựng ban đầu cao hơn, sau đó là hosting và hỗ trợ theo nhu cầu
Quy trình đặc thù	Chỉ những gì sản phẩm có	Thiết kế theo quy trình thực tế của bạn
Kết nối	Tùy API hoặc plugin nhà cung cấp có	Tùy những gì hệ thống đích hỗ trợ
Dữ liệu	Nằm trên nền tảng nhà cung cấp, xuất theo điều kiện của họ	Nằm trên máy chủ bạn chọn, hoàn toàn thuộc về bạn
Bảo trì	Nhà cung cấp cập nhật	Bạn hoặc đội ngũ bạn chọn bảo trì
Phù hợp với	Một chi nhánh, quy trình đơn giản, cần chạy nhanh	Nhiều chi nhánh, quy trình đặc biệt, cần kết nối hệ thống phía sau

Cũng có lựa chọn ở giữa: giữ POS có sẵn có API và để chúng tôi làm bộ kết nối với hệ thống kho hoặc báo cáo, hoặc bắt đầu từ POS của Odoo và chỉ tùy biến phần còn thiếu. Nên chọn phần mềm làm riêng hay SaaS là câu hỏi chúng tôi sẽ cùng bạn phân tích khi tư vấn.

Cách chúng tôi làm việc

Khảo sát: trao đổi với chủ, quản lý, thu ngân và kế toán, quan sát vào giờ cao điểm, thu thập mẫu hóa đơn, hóa đơn thuế và báo cáo. Kết quả: phạm vi công việc bằng văn bản, chia theo giai đoạn.
Bản mẫu bấm thử được: thu ngân dùng thử màn hình bán hàng trước khi lập trình, vì người bấm hàng trăm hóa đơn mỗi ngày phát hiện chỗ vướng nhanh nhất.
Triển khai theo giai đoạn: chạy trước ở một chi nhánh hoặc một điểm bán, song song với hệ thống cũ một thời gian ngắn để đối chiếu số liệu, rồi mới mở rộng.
Đào tạo: buổi riêng cho thu ngân, quản lý chi nhánh và kế toán, kèm hướng dẫn tiếng Thái có hình minh họa cho nhân viên mới.
Bàn giao: mã nguồn, cơ sở dữ liệu, tài liệu cài đặt, tài khoản quản trị và quy trình sao lưu. Tất cả thuộc về bạn.

Kết nối hệ thống

Kho và nhà kho: trừ kho theo thời gian thực và điểm đặt hàng lại. Xem hệ thống quản lý kho theo yêu cầu.
ERP: doanh thu, giá vốn và tiền thu chảy về một hệ thống chung toàn doanh nghiệp. Xem phát triển ERP theo yêu cầu.
Phần mềm kế toán: gửi số liệu tổng hợp hoặc chứng từ bán hàng sang Express, FlowAccount, PEAK hoặc phần mềm kế toán của bạn, qua API hoặc file import tùy khả năng hỗ trợ.
Hệ thống khách sạn: hóa đơn từ các điểm bán ghi vào folio phòng; kết nối PMS phụ thuộc vào những gì PMS cho phép.
Website và cửa hàng online: một bảng giá, một kho hàng chung cho bán tại quầy và bán online.
LINE: gửi tổng kết ca cho chủ, cảnh báo sắp hết hàng, và tra điểm qua LINE OA của bạn.
Hóa đơn thuế điện tử (e-Tax Invoice): nếu bạn đang dùng hoặc định dùng hóa đơn điện tử, chúng tôi tổ chức dữ liệu chứng từ để chuyển được cho nhà cung cấp bạn chọn.

Chuyển từ Excel hoặc POS cũ

Chúng tôi nhập sản phẩm kèm mã vạch và giá, thành viên kèm điểm, và tồn kho đầu kỳ. Chúng tôi làm sạch dữ liệu trùng và đơn vị tính không thống nhất, so sánh số lượng trước và sau, và lấy tồn đầu kỳ theo kiểm kê thực tế vào ngày chạy chính thức. Lịch sử bán hàng được chuyển sang nếu hệ thống cũ cho xuất dữ liệu; nếu không, chúng tôi sẽ báo ngay ở giai đoạn khảo sát.

Bảo mật và PDPA

Phân quyền theo vai trò: thu ngân không thể hủy hóa đơn hoặc giảm giá vượt mức nếu quản lý chưa duyệt.
Nhật ký kiểm tra cho việc hủy hóa đơn, đổi giá và mở ngăn kéo tiền.
Dữ liệu thành viên được xử lý theo luật PDPA của Thái Lan: chỉ thu thập những gì cần thiết, xin đồng ý khi dùng cho tiếp thị, kiểm soát quyền xem số điện thoại, và hỗ trợ yêu cầu xóa hoặc sửa dữ liệu.
Không lưu dữ liệu thẻ; thanh toán thẻ đi qua máy POS ngân hàng hoặc nhà cung cấp thanh toán, hệ thống chỉ ghi nhận kết quả.
Tự động sao lưu và có kiểm tra khôi phục.

Dịch vụ liên quan

Bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện

Hãy cho chúng tôi biết bạn bán gì, có bao nhiêu chi nhánh, đang dùng phần mềm nào và vướng ở đâu. Chúng tôi sẽ nói cho bạn nên cấu hình lại hệ thống hiện có, mua phần mềm có sẵn hay làm riêng. Chi phí được báo sau khi đánh giá phạm vi thực tế — nhắn LINE @969dkzqz để được tư vấn miễn phí trước, hoặc vào trang liên hệ.

Phát Triển Hệ Thống POS Theo Yêu Cầu Tại Thái Lan