Phát Triển Phần Mềm Quản Lý Trường Học Theo Yêu Cầu tại Thái Lan

Hệ thống quản lý trường học là gì

Hãy hình dung một sáng thứ Hai khi chưa có hệ thống trung tâm. Giáo viên chủ nhiệm điểm danh trên giấy, giáo vụ đến chiều mới cộng số vắng, phòng tài chính đối chiếu biên lai học phí mà phụ huynh gửi vào LINE cá nhân của giáo viên, và một phụ huynh khác hỏi con đã đến trường chưa. Thông tin của một học sinh nằm rải rác trong sổ tay, bảng tính và nhóm chat.

Hệ thống quản lý trường học đưa các công việc cốt lõi của nhà trường về một cơ sở dữ liệu: tuyển sinh, hồ sơ học sinh, điểm danh, điểm số, thời khóa biểu, học phí và liên lạc với phụ huynh. Mỗi học sinh chỉ có một hồ sơ, mỗi bộ phận xem phần mà vai trò của mình được phép.

Đội ngũ Southern Whale xây dựng hệ thống quản lý trường học theo yêu cầu cho trường tư thục và song ngữ, cao đẳng, nhà trẻ và mẫu giáo, và đại học. Chúng tôi không bán một gói chung cho mọi trường. Chúng tôi tìm hiểu cách trường bạn thực sự vận hành và chỉ làm những gì bạn cần.

Nói thật: nếu trường đã dùng phần mềm có sẵn và giáo viên hài lòng, có thể bạn không cần đổi. Làm theo yêu cầu chỉ đáng khi quy trình của bạn không khớp với sản phẩm trên thị trường, hoặc khi nhiều phần mềm ghép lại cứ cho ra số liệu lệch nhau.

Dành cho ai

• Trường tư thục, song ngữ và quốc tế với nhiều cơ cấu học phí, dịch vụ bổ sung, xe đưa đón và liên lạc phụ huynh song ngữ
• Nhà trẻ và mẫu giáo nơi phụ huynh muốn cập nhật hằng ngày và việc đón trẻ phải kiểm soát chặt
• Trường cao đẳng và dạy nghề có đăng ký học phần, thực tập và nhiều ngành
• Đại học hoặc khoa cần đăng ký học phần, tín chỉ và bảng điểm, hoặc module bổ sung mà hệ thống trung tâm thiếu
• Trung tâm luyện thi và ngoại ngữ mở khóa theo đợt, cần đăng ký, thanh toán và học trực tuyến

Đội ngũ chúng tôi ở miền Nam Thái Lan (Phuket, Hat Yai, Surat Thani và lân cận) và làm việc hoàn toàn trực tuyến với các đơn vị ở nơi khác.

Dấu hiệu trường cần hệ thống riêng

1. Giáo viên dành nhiều thời gian cho giấy tờ hơn là giảng dạy
2. Phụ huynh liên tục hỏi lại cùng một câu về việc đến trường, học phí và kết quả
3. Tài chính không xem được công nợ học phí theo thời gian thực
4. Số liệu giáo vụ và tài chính không khớp
5. Công việc của trường chạy qua LINE cá nhân của giáo viên
6. Mùa tuyển sinh nào cũng hỗn loạn: thất lạc hồ sơ, đơn đăng ký trùng

Các module chúng tôi xây dựng

Hầu hết các trường bắt đầu với hai hoặc ba module rồi bổ sung dần theo giai đoạn.

Điểm danh và thông báo phụ huynh

Chọn cách phù hợp với trường: giáo viên chạm trên máy tính bảng (không cần thiết bị mới), mã QR trên thẻ học sinh, hoặc thẻ RFID nếu đã có đầu đọc. Chúng tôi không khuyến khích nhận diện khuôn mặt, vì dữ liệu sinh trắc học của trẻ cần lý do chính đáng và sự đồng ý. Khi học sinh được điểm danh, hệ thống báo cho phụ huynh qua LINE Official Account của trường, không cần cài ứng dụng mới.

Thu học phí bằng PromptPay QR

Thiết lập cơ cấu học phí theo khối lớp, khoản bổ sung và giảm giá, rồi xuất hóa đơn cho toàn trường cùng lúc. Mỗi hóa đơn có PromptPay QR đúng số tiền của học sinh đó. Khi kết nối với dịch vụ xác minh thanh toán của ngân hàng hoặc nhà cung cấp thanh toán, hệ thống có thể tự đánh dấu đã thu và xuất biên lai; nếu không, tài chính xác nhận trên một màn hình thay vì dò từng biên lai trong chat.

Tính năng cho nhà trẻ và mẫu giáo

Báo cáo hằng ngày gồm ăn uống, ngủ trưa, vệ sinh, tâm trạng và ảnh hoạt động, gửi cho phụ huynh qua LINE mỗi tối. Ủy quyền đón trẻ kèm ảnh người được phép đón; nếu người ngoài danh sách đến đón, phụ huynh sẽ được báo. Ảnh chỉ chia sẻ với gia đình liên quan.

Tính năng cho cao đẳng và đại học

Đăng ký học phần có kiểm tra môn tiên quyết, chỗ trống và trùng lịch; theo dõi tín chỉ và kế hoạch học tập; xuất bảng điểm từ hồ sơ theo mẫu của trường; quản lý thực tập.

Nhân sự và kế toán nhà trường

Hồ sơ nhân viên, nghỉ phép, khối lượng giảng dạy, mua sắm và kế toán. Phần này gần với ERP doanh nghiệp, nên chúng tôi dùng cùng cách tiếp cận với dịch vụ phát triển ERP theo yêu cầu và có thể xuất dữ liệu sang phần mềm kế toán mà kế toán của bạn đang dùng.

Theo yêu cầu hay có sẵn

Khi nào phần mềm có sẵn là đủ: trường nhỏ có quy trình theo chuẩn và giáo viên đã dùng quen; hoặc chỉ cần lớp học trực tuyến và Google Classroom đã đáp ứng; hoặc không có ngân sách hay nhân sự để duy trì hệ thống lâu dài. Khi đó chúng tôi khuyên giữ công cụ hiện có và chỉ bổ sung phần cần thiết, ví dụ thông báo phụ huynh qua LINE OA từ dữ liệu xuất của phần mềm cũ.

Quy trình làm việc

1. Khảo sát với ban giám hiệu, giáo vụ, tài chính và đại diện giáo viên; chốt phạm vi bằng văn bản
2. Bản mẫu bấm thử để giáo viên và nhân viên dùng thử giao diện trước khi xây dựng
3. Triển khai theo giai đoạn, thường vào đầu học kỳ hoặc mùa tuyển sinh
4. Đào tạo theo vai trò, có hướng dẫn tiếng Thái và video ngắn cho nhân viên mới
5. Bàn giao mã nguồn, tài liệu và quyền truy cập máy chủ

Dịch vụ này thuộc dịch vụ phát triển phần mềm của chúng tôi.

Kết nối

• LINE Official Account của trường cho điểm danh, học phí, thông báo và báo cáo hằng ngày
• Website trường cho tuyển sinh, kết quả và cổng phụ huynh (xem dịch vụ website trường học)
• PromptPay QR và dịch vụ xác minh thanh toán của ngân hàng hoặc nhà cung cấp thanh toán
• Tài khoản Google Workspace for Education hoặc Microsoft 365, trong phạm vi các công cụ đó cho phép
• Phần mềm kế toán của kế toán viên qua file xuất hoặc API
• Báo cáo cho cơ quan chủ quản: xuất dữ liệu theo định dạng file cần nộp. Chúng tôi không tích hợp trực tiếp với hệ thống nhà nước.

Chuyển từ bảng tính hoặc phần mềm cũ

Chúng tôi làm mẫu nhập liệu cho học sinh, người giám hộ, lớp, môn học, kết quả cũ và học phí còn nợ, phát hiện dữ liệu trùng như một học sinh có hai cách viết tên, và để giáo vụ đối chiếu tổng số trước khi vận hành. Hệ thống cũ có thể chạy song song cho đến khi đội ngũ nhà trường yên tâm.

Bảo mật và PDPA cho dữ liệu trẻ vị thành niên

• Phân quyền theo vai trò: giáo viên, phụ huynh, tài chính, giáo vụ và ban giám hiệu chỉ xem phần công việc cần
• Ghi nhận sự đồng ý của người giám hộ cho ảnh và dữ liệu khác cần đồng ý
• Hồ sơ sức khỏe và chăm sóc học sinh tách riêng khỏi dữ liệu chung
• Nhật ký truy cập ghi lại ai xem hoặc sửa gì, lúc nào
• Sao lưu tự động và kết nối mã hóa
• Quy tắc lưu trữ cho học sinh tốt nghiệp và chuyển trường theo chính sách của trường

Chúng tôi thiết kế theo yêu cầu tuân thủ PDPA; thông báo quyền riêng tư và chính sách của trường cũng nên được cố vấn pháp lý của trường xem xét.

Liên hệ

Cho chúng tôi biết loại hình trường của bạn, số học sinh khoảng bao nhiêu và việc nào đang khó khăn nhất. Chúng tôi sẽ gợi ý nên bắt đầu từ đâu, hoặc nói thẳng nếu phần mềm hiện tại đã đủ. Báo giá theo phạm vi thực tế — hãy nhắn LINE để được tư vấn miễn phí trước, hoặc email [email protected].

Liên quan: Website trường học · ERP theo yêu cầu · Phát triển phần mềm

Cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương hoặc bệnh viện cần một hệ thống nội bộ nhỏ: xem Chính phủ & Khu vực công.