รับทำระบบบริหารโรงเรียน School Management System

ระบบบริหารโรงเรียนคืออะไร

เช้าวันจันทร์ในโรงเรียนที่ยังไม่มีระบบกลาง ครูประจำชั้นเช็คชื่อบนกระดาษ ฝ่ายทะเบียนรอรวมยอดขาดลาตอนบ่าย ฝ่ายการเงินเปิดแอปธนาคารเทียบสลิปค่าเทอมที่ผู้ปกครองส่งมาใน LINE ส่วนตัวของครู ผู้ปกครองอีกคนทักมาถามว่าลูกมาถึงโรงเรียนหรือยัง ข้อมูลนักเรียนคนเดียวกระจายอยู่ในสมุด ไฟล์ Excel และแชทอีกหลายห้อง

ระบบบริหารโรงเรียน (School Management System) คือระบบที่รวมงานหลักของสถานศึกษาไว้บนฐานข้อมูลเดียว ตั้งแต่รับสมัคร ทะเบียนนักเรียน เช็คชื่อ เกรด ตารางสอน ค่าเทอม ไปจนถึงการสื่อสารกับผู้ปกครอง นักเรียนหนึ่งคนมีข้อมูลชุดเดียว ทุกฝ่ายดึงไปใช้ตามสิทธิ์ของตัวเอง

Southern Whale รับทำระบบโรงเรียนแบบ Customize ให้ตรงกับวิธีทำงานของแต่ละสถานศึกษา ทั้งโรงเรียนเอกชน โรงเรียนสองภาษา วิทยาลัย เนอสเซอรี่และอนุบาล ไปจนถึงมหาวิทยาลัย เราไม่ได้ขายแพ็กเกจเดียวให้ทุกที่ เราดูว่าโรงเรียนคุณทำงานจริงยังไง แล้วสร้างเฉพาะส่วนที่จำเป็น

พูดตรง ๆ: ถ้าโรงเรียนคุณใช้โปรแกรมสำเร็จรูปอยู่แล้วและครูพอใจ ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน ระบบ Customize คุ้มเมื่อขั้นตอนของโรงเรียนไม่เข้ากับโปรแกรมที่มีขาย หรือต้องใช้หลายโปรแกรมต่อกันจนข้อมูลไม่ตรงกัน รายละเอียดอยู่ในหัวข้อ “เมื่อไรโปรแกรมสำเร็จรูปก็พอแล้ว” ด้านล่าง

เหมาะกับสถานศึกษาแบบไหน

• โรงเรียนเอกชนและโรงเรียนสองภาษา/นานาชาติ ที่มีโครงสร้างค่าเทอมหลายแบบ มีค่าบริการเสริม รถรับส่ง ชมรม และต้องสื่อสารกับผู้ปกครองสองภาษา
• เนอสเซอรี่และอนุบาล ที่ผู้ปกครองอยากรู้ทุกวันว่าลูกกินอะไร นอนกี่ชั่วโมง และต้องคุมเข้มเรื่องใครมารับเด็ก
• วิทยาลัยและสถาบันอาชีวะ ที่มีลงทะเบียนรายวิชา ฝึกงาน และนักศึกษาหลายสาขา
• มหาวิทยาลัยหรือคณะ ที่ต้องการระบบเฉพาะส่วน เช่น ลงทะเบียนเรียน หน่วยกิต และใบแสดงผลการเรียน หรือระบบเสริมที่ระบบกลางของมหาวิทยาลัยไม่มี
• โรงเรียนกวดวิชาและสถาบันสอนภาษา ที่เปิดคอร์สเป็นรอบ ต้องการระบบรับสมัคร ชำระเงิน และเรียนออนไลน์

ทีมเราอยู่ภาคใต้ คุยงานกับโรงเรียนในภูเก็ต หาดใหญ่ สุราษฎร์ธานี และจังหวัดใกล้เคียงได้สะดวก ส่วนสถานศึกษาภาคอื่นทำงานออนไลน์ได้เต็มรูปแบบ

สัญญาณว่าโรงเรียนควรมีระบบของตัวเอง

1. ครูใช้เวลากับเอกสารมากกว่าการสอน ทั้งกรอกคะแนนซ้ำ ทำสมุดรายงาน และสรุปยอดขาดลา
2. ผู้ปกครองต้องทักถามเรื่องเดิมซ้ำ ๆ เช่น ลูกมาโรงเรียนหรือยัง ค่าเทอมเท่าไหร่ คะแนนสอบออกหรือยัง
3. การเงินไม่รู้ยอดค้างชำระแบบทันที ต้องเทียบสลิปกับรายชื่อด้วยมือ
4. ตัวเลขแต่ละฝ่ายไม่ตรงกัน จำนวนนักเรียนของทะเบียนกับการเงินต่างกัน เพราะใช้คนละไฟล์
5. ใช้ LINE ส่วนตัวของครูคุยเรื่องงาน ซึ่งเสี่ยงทั้งเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลและภาระของครู
6. ช่วงรับสมัครวุ่นทุกปี เอกสารหาย ใบสมัครซ้ำ ติดตามไม่ได้ว่าใครสอบผ่านแล้วยังไม่มอบตัว

ถ้าเจอตั้งแต่สามข้อขึ้นไป ระบบกลางมักช่วยได้ชัดเจน

โมดูลที่เราทำได้

ไม่ต้องทำทุกโมดูลพร้อมกัน ส่วนใหญ่เริ่มจาก 2-3 ส่วนที่เจ็บที่สุด แล้วค่อยเพิ่มทีละเฟส

ระบบรับสมัครนักเรียนออนไลน์

ผู้ปกครองกรอกใบสมัครจากมือถือ อัปโหลดสำเนาเอกสาร และจ่ายค่าสมัครผ่าน QR PromptPay ได้ทันที ฝ่ายรับสมัครเห็นใบสมัครทั้งหมดในหน้าจอเดียว คัดกรองตามระดับชั้น ส่งนัดสอบหรือสัมภาษณ์ แล้วประกาศผล เมื่อนักเรียนมอบตัว ข้อมูลไหลเข้าทะเบียนนักเรียนโดยไม่ต้องคีย์ใหม่

ระบบรับสมัครมักผูกกับหน้าเว็บโรงเรียน ถ้ายังไม่มีเว็บหรือเว็บเดิมแก้ยาก ดู บริการทำเว็บไซต์โรงเรียน ที่ออกแบบให้ทำงานคู่กัน และอ่านเพิ่มเรื่อง ระบบลงทะเบียนออนไลน์ ได้

ระบบเช็คชื่อนักเรียนและการแจ้งผู้ปกครอง

เลือกวิธีเช็คชื่อได้ตามความพร้อมของโรงเรียน

• ครูกดเช็คชื่อบนแท็บเล็ตหรือมือถือ ง่ายที่สุด ไม่ต้องซื้ออุปกรณ์เพิ่ม
• สแกน QR บนบัตรนักเรียน ที่ประตูหรือหน้าห้อง เร็วกว่าเรียกชื่อ
• บัตร RFID เหมาะกับโรงเรียนที่มีประตูหรือเครื่องอ่านบัตรอยู่แล้ว

เราไม่ผลักให้ใช้การสแกนใบหน้า เพราะข้อมูลชีวภาพของเด็กเป็นข้อมูลอ่อนไหว ต้องมีเหตุผลและความยินยอมที่ชัดเจน วิธีข้างบนทำงานได้ดีโดยไม่ต้องเก็บข้อมูลแบบนั้น

เมื่อเช็คชื่อแล้ว ระบบส่งข้อความหาผู้ปกครองผ่าน LINE Official Account ของโรงเรียน เช่น “มาถึงโรงเรียนแล้ว” หรือ “ยังไม่ได้เช็คชื่อเข้าเรียน” ผู้ปกครองไม่ต้องติดตั้งแอปใหม่ อ่านเปรียบเทียบแต่ละวิธีได้ใน ระบบเช็คชื่อนักเรียน เลือกแบบไหนดี

ระบบเกรด สมุดรายงาน และตารางสอน

ครูกรอกคะแนนตามสัดส่วนที่โรงเรียนกำหนด ระบบคำนวณเกรดให้ตามเกณฑ์ เช่น ระดับผลการเรียน 0-4 หรือเกณฑ์เฉพาะของหลักสูตรนานาชาติ หัวหน้าสายชั้นตรวจและอนุมัติก่อนเผยแพร่ แล้วพิมพ์สมุดรายงานหรือให้ผู้ปกครองดูในพอร์ทัล

ตารางสอนจัดตามครู ห้อง และวิชา ระบบเตือนเมื่อครูคนเดียวถูกจัดสองห้องในคาบเดียวกัน และช่วยหาครูว่างเวลาต้องสอนแทน

ค่าเทอมพร้อม QR PromptPay และใบเสร็จ

ตั้งโครงสร้างค่าธรรมเนียมตามระดับชั้น ค่าบริการเสริม และส่วนลด แล้วออกใบแจ้งหนี้ให้ทั้งโรงเรียนในครั้งเดียว ใบแจ้งแต่ละใบมี QR PromptPay ที่ระบุยอดของนักเรียนคนนั้น เมื่อเชื่อมกับบริการตรวจสอบการชำระเงินของธนาคารหรือผู้ให้บริการชำระเงิน ระบบตัดยอดและออกใบเสร็จได้อัตโนมัติ ถ้ายังไม่เชื่อม ฝ่ายการเงินกดยืนยันจากหน้าจอเดียวแทนการเทียบสลิปในแชท

พอร์ทัลผู้ปกครอง

หน้าเดียวที่ผู้ปกครองเห็นทุกเรื่องของลูก การมาเรียน คะแนน การบ้าน ใบแจ้งค่าเทอม ใบเสร็จย้อนหลัง และประกาศ ผู้ปกครองที่มีลูกหลายคนในโรงเรียนสลับดูได้จากบัญชีเดียว ทำเป็นเว็บที่เปิดจากลิงก์ใน LINE OA ได้ ไม่บังคับติดตั้งแอป

ระบบ LMS และห้องสมุด

ระบบ LMS ใช้มอบหมายงาน ส่งงาน ตรวจงาน ทำแบบทดสอบ และเก็บสื่อการสอน ถ้าโรงเรียนใช้ Google Classroom หรือ Moodle อยู่แล้วและพอใจ เราไม่แนะนำให้สร้างใหม่ แต่เชื่อมรายชื่อนักเรียนหรือคะแนนเข้าระบบหลักแทนเมื่อเครื่องมือนั้นเปิดให้เชื่อม อ่านเปรียบเทียบได้ใน LMS คืออะไร

ระบบห้องสมุด ทำทะเบียนหนังสือ ยืม-คืนด้วยบาร์โค้ดบนบัตรนักเรียน แจ้งเตือนหนังสือเกินกำหนดผ่าน LINE และให้นักเรียนค้นหนังสือจากมือถือ

ระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียน

ช่วยครูที่ปรึกษาบันทึกข้อมูลนักเรียนรายบุคคล ผลการคัดกรอง การเยี่ยมบ้าน และการติดตามช่วยเหลือ ในที่เดียวแทนแฟ้มกระดาษ ข้อมูลส่วนนี้อ่อนไหวมาก เราจึงจำกัดให้เห็นเฉพาะครูที่ปรึกษาและผู้ที่โรงเรียนกำหนด แบบฟอร์มทำตามที่โรงเรียนใช้อยู่จริง

เฉพาะเนอสเซอรี่และอนุบาล

• รายงานประจำวัน ครูบันทึกมื้ออาหาร เวลานอน การขับถ่าย อารมณ์ และแนบรูปกิจกรรม ผู้ปกครองได้รับสรุปผ่าน LINE ตอนเย็น
• ระบบรับส่งเด็ก ผู้ปกครองลงทะเบียนผู้มีสิทธิ์มารับพร้อมรูป ครูตรวจจากหน้าจอก่อนปล่อยเด็ก ถ้าคนมารับไม่อยู่ในรายชื่อ ระบบแจ้งผู้ปกครองทันที
• รูปเด็กแชร์เฉพาะผู้ปกครองที่เกี่ยวข้อง ไม่ส่งรูปรวมเข้ากลุ่มใหญ่

เฉพาะวิทยาลัยและมหาวิทยาลัย

• ลงทะเบียนรายวิชา ตรวจวิชาบังคับก่อน จำนวนที่นั่ง และตารางชนกัน
• หน่วยกิตและแผนการเรียน ติดตามว่านักศึกษาเหลือวิชาอะไรก่อนจบ
• ใบแสดงผลการเรียน (Transcript) ออกจากข้อมูลผลการเรียนในระบบ ตามรูปแบบของสถาบัน
• ฝึกงานและสหกิจ บันทึกสถานประกอบการและผลประเมิน

บุคลากรและหลังบ้านบัญชีของโรงเรียน

ข้อมูลครูและเจ้าหน้าที่ การลา ภาระงานสอน จัดซื้อพัสดุ และบัญชีของโรงเรียน งานส่วนนี้ใกล้กับ ERP ของบริษัท เราจึงต่อยอดจากแนวทางเดียวกับ ระบบ ERP และหลังบ้านบัญชี และส่งข้อมูลต่อให้โปรแกรมบัญชีที่นักบัญชีของโรงเรียนใช้อยู่ได้

Customize vs โปรแกรมโรงเรียนสำเร็จรูป

เมื่อไรโปรแกรมสำเร็จรูปก็พอแล้ว

• โรงเรียนขนาดเล็กที่ขั้นตอนตรงกับมาตรฐานทั่วไป และครูใช้โปรแกรมเดิมได้คล่อง
• ต้องการแค่ห้องเรียนออนไลน์ Google Classroom ที่มากับบัญชีการศึกษาอาจพอแล้ว
• ไม่มีงบหรือบุคลากรดูแลระบบระยะยาว

ในกรณีเหล่านี้ เราแนะนำให้ใช้ของที่มีอยู่ แล้วค่อยเสริมเฉพาะจุด เช่น ระบบแจ้งผู้ปกครองผ่าน LINE OA ที่ดึงข้อมูลจากไฟล์ส่งออกของโปรแกรมเดิม ดูการชั่งน้ำหนักเพิ่มเติมได้ใน Custom Software vs SaaS

ขั้นตอนการทำงาน

1. วิเคราะห์งานจริง คุยกับผู้บริหาร ฝ่ายทะเบียน การเงิน และครูตัวแทน ดูแบบฟอร์มและไฟล์ที่ใช้อยู่ สรุปเป็นขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร
2. ต้นแบบหน้าจอ ทำหน้าจอให้ครูและเจ้าหน้าที่ลองกดก่อนเขียนระบบจริง แก้จนใช้ได้ง่าย
3. เปิดใช้เป็นเฟส เริ่มจากโมดูลที่เร่งที่สุด มักเปิดตอนต้นภาคเรียนหรือช่วงรับสมัคร เพื่อไม่ต้องย้ายข้อมูลกลางเทอม
4. อบรมครูและเจ้าหน้าที่ แยกตามบทบาท พร้อมคู่มือภาษาไทยและวิดีโอสั้นสำหรับครูที่เข้าใหม่
5. ส่งมอบ Source Code เอกสารระบบ และสิทธิ์เซิร์ฟเวอร์ให้สถานศึกษา มีระยะดูแลหลังเปิดใช้ตามที่ตกลง

ระบบนี้อยู่ภายใต้ บริการพัฒนาซอฟต์แวร์ ของเรา ใช้กระบวนการและมาตรฐานเดียวกัน

การเชื่อมต่อ

• LINE Official Account ของโรงเรียน สำหรับแจ้งเช็คชื่อ ค่าเทอม ประกาศ และรายงานประจำวัน
• เว็บไซต์โรงเรียน สำหรับรับสมัคร ประกาศผล และพอร์ทัลผู้ปกครอง ดู ทำเว็บไซต์โรงเรียน
• QR PromptPay และบริการตรวจสอบการชำระเงิน ของธนาคารหรือผู้ให้บริการชำระเงิน
• Google Workspace for Education หรือ Microsoft 365 สำหรับบัญชีนักเรียนและครู ในส่วนที่เครื่องมือนั้นเปิดให้เชื่อม
• โปรแกรมบัญชี ที่นักบัญชีของโรงเรียนใช้อยู่ ผ่านไฟล์ส่งออกหรือ API
• รายงานต่อหน่วยงานต้นสังกัด ระบบส่งออกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ที่ต้องใช้รายงาน ตามแบบที่โรงเรียนใช้อยู่ เราไม่ได้เชื่อมตรงกับระบบของหน่วยงานรัฐ

ย้ายข้อมูลจาก Excel หรือโปรแกรมเดิม

โรงเรียนส่วนใหญ่มีข้อมูลนักเรียนอยู่ใน Excel หรือโปรแกรมเดิมหลายปี เราทำแม่แบบนำเข้าสำหรับนักเรียน ผู้ปกครอง ห้องเรียน รายวิชา ผลการเรียนย้อนหลัง และยอดค้างชำระ ตรวจข้อมูลซ้ำ เช่น นักเรียนคนเดียวสะกดชื่อสองแบบ แล้วให้งานทะเบียนนับยอดเทียบกับต้นฉบับก่อนเปิดใช้ ช่วงแรกเปิดใช้คู่กับระบบเดิมได้จนทีมมั่นใจ

ความปลอดภัยและ PDPA สำหรับข้อมูลเด็ก

ข้อมูลนักเรียนส่วนใหญ่เป็นข้อมูลของผู้เยาว์ ต้องดูแลเข้มกว่าข้อมูลลูกค้าทั่วไป

• แบ่งสิทธิ์ตามบทบาท ครู ผู้ปกครอง การเงิน ทะเบียน และผู้บริหาร เห็นเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่องาน
• ความยินยอมจากผู้ปกครอง สำหรับการใช้รูปและข้อมูลที่ต้องได้รับความยินยอม บันทึกไว้ในระบบ
• ข้อมูลสุขภาพและข้อมูลดูแลช่วยเหลือนักเรียน แยกสิทธิ์จากข้อมูลทั่วไป
• บันทึกประวัติการเข้าถึงและแก้ไข รู้ว่าใครเปิดหรือแก้ข้อมูลอะไร เมื่อไร
• สำรองข้อมูลอัตโนมัติ และเข้ารหัสการเชื่อมต่อ
• กำหนดระยะเก็บข้อมูล ของนักเรียนที่จบหรือย้ายออก ตามนโยบายของโรงเรียน

เราออกแบบให้สอดคล้องกับ PDPA แต่การจัดทำนโยบายและประกาศความเป็นส่วนตัวของโรงเรียน ควรให้ที่ปรึกษากฎหมายของโรงเรียนตรวจด้วย

เริ่มคุยกับเรา

เล่าให้เราฟังว่าสถานศึกษาของคุณเป็นแบบไหน มีนักเรียนประมาณเท่าไร และงานไหนเหนื่อยที่สุดตอนนี้ เราจะเสนอว่าควรเริ่มจากโมดูลไหน หรือถ้าโปรแกรมที่ใช้อยู่ยังพอ เราก็จะบอกตรง ๆ

ราคาประเมินตามขอบเขตงานจริง ทัก LINE ปรึกษาฟรีก่อนเริ่มงาน หรืออีเมล [email protected]

บริการที่เกี่ยวข้อง: ทำเว็บไซต์โรงเรียน · ระบบ ERP และหลังบ้านบัญชี · พัฒนาซอฟต์แวร์