รับทำระบบสต็อกสินค้า ระบบคลังสินค้า (WMS)

ระบบสต็อกสินค้าที่ดี คือระบบที่ตัวเลขในจอตรงกับของบนชั้น

ธุรกิจที่ขายของจับต้องได้ต้องตอบคำถามเดียวกันทุกวัน ของตัวนี้เหลือเท่าไหร่ อยู่คลังไหน ต้องสั่งเพิ่มหรือยัง คำถามง่าย แต่ถ้าคำตอบมาจาก Excel ที่สามคนแก้คนละเวอร์ชัน หรือจากความจำของพนักงานคลัง ตัวเลขจะคลาดไปทีละนิดจนวันหนึ่งขายของที่ไม่มีอยู่จริง หรือเจอของหมดอายุกองอยู่หลังคลัง

บริการรับทำระบบสต็อกสินค้าและระบบคลังสินค้า ของ Southern Whale ออกแบบระบบตามวิธีทำงานของคลังคุณ ตั้งแต่รับของเข้า จัดเก็บ เบิกจ่าย โอนย้ายระหว่างสาขา ไปจนถึงซิงก์ยอดกับหน้าร้านออนไลน์ ใช้มือถือสแกนบาร์โค้ดได้ และคุณเป็นเจ้าของโค้ดกับข้อมูลทั้งหมด

พูดตรง ๆ: ระบบที่ดีที่สุดก็ยังผิดได้ ถ้าพนักงานไม่สแกนตอนของเข้าออก งานของเราจึงครึ่งหนึ่งเป็นการออกแบบขั้นตอนให้ทำง่ายพอที่ทีมจะทำจริงทุกครั้ง ไม่ใช่แค่เขียนโปรแกรม

ระบบคลังสินค้า (WMS) คืออะไร

WMS (Warehouse Management System) คือระบบบริหารคลังสินค้า ดูแลทุกการเคลื่อนไหวของสินค้าในคลัง ตั้งแต่รับเข้า เก็บไว้ตำแหน่งไหน หยิบออกตามลำดับอะไร จนถึงแพ็กและส่งออก ส่วนที่คนมักเรียกว่า ระบบสต็อกสินค้า หรือ โปรแกรมสต็อกสินค้า จะเน้นยอดคงเหลือและการเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละรายการ

สำหรับ SME ส่วนใหญ่ เส้นแบ่งนี้ไม่ต้องคิดมาก เริ่มจากระบบสต็อกที่ตัวเลขแม่นก่อน แล้วค่อยเพิ่มความสามารถแบบ WMS เช่น ตำแหน่งจัดเก็บ (bin location) หรือใบหยิบสินค้า เมื่อคลังใหญ่ขึ้นจนหาของยาก ถ้าอยากเข้าใจความต่างระหว่าง WMS โมดูลสต็อกในโปรแกรมทั่วไป และ ERP แบบละเอียด อ่าน WMS คืออะไร ระบบบริหารคลังสินค้า

ระบบนี้เหมาะกับใคร

• ร้านค้าส่งและผู้กระจายสินค้า ที่มีสินค้าหลายร้อยถึงหลายพันรายการ และหลายหน่วยนับ เช่น ขายเป็นชิ้น แพ็ก และลัง
• ร้านค้าปลีกหลายสาขา ที่ต้องโอนของระหว่างสาขาและอยากเห็นยอดทุกสาขาในจอเดียว
• แบรนด์ที่ขายออนไลน์หลายช่องทาง เว็บไซต์ Shopee Lazada LINE และหน้าร้าน ที่ต้องใช้สต็อกก้อนเดียวกัน
• ธุรกิจที่มีล็อตและวันหมดอายุ อาหาร เครื่องดื่ม เครื่องสำอาง อาหารเสริม ยาและเวชภัณฑ์ในคลินิก
• โรงงานขนาดเล็กถึงกลาง ที่ต้องคุมวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป
• รีสอร์ทและโรงแรมในภาคใต้ ที่มีห้องเก็บของหลายจุด เช่น ครัว บาร์ แม่บ้าน ช่าง และต้องรู้ว่าแต่ละแผนกเบิกอะไรไปเท่าไหร่

ถ้าคุณมีสินค้าไม่กี่สิบรายการ ขายช่องทางเดียว และ Excel ยังเอาอยู่ ยังไม่จำเป็นต้องทำระบบเฉพาะ เราบอกตรง ๆ ตอนปรึกษา

สัญญาณว่าถึงเวลาต้องมีระบบสต็อกจริงจัง

• นับสต็อกทีไรไม่ตรงทุกครั้ง และไม่มีใครรู้ว่าส่วนต่างหายไปตอนไหน
• ขายเกินบนช่องทางออนไลน์ แล้วต้องทักขอโทษลูกค้าและยกเลิกออเดอร์ ซึ่งกระทบคะแนนร้านบนแพลตฟอร์ม
• ของหมดอายุต้องทิ้ง ทั้งที่ยังมีล็อตเก่าค้างอยู่ด้านหลังชั้น
• ถามยอดคงเหลือต้องโทรหาคลัง หรือรอคนเดินไปดู
• ของขาดบ่อยในตัวที่ขายดี แต่ตัวที่ขายไม่ออกกลับกองเต็มคลัง เงินจมโดยไม่รู้ตัว
• ต้นทุนสินค้าคิดไม่ได้ เพราะซื้อมาหลายราคาในหลายรอบ กำไรต่อชิ้นจริงเลยไม่ชัด
• ไฟล์ Excel ใหญ่จนเปิดช้า หรือมีหลายไฟล์ที่ตัวเลขไม่ตรงกัน

ถ้าเจอตั้งแต่สามข้อขึ้นไป ระบบสต็อกจะคืนเวลาให้ทีมได้มากกว่าที่คิด

โมดูลที่เราทำให้

เลือกเฉพาะส่วนที่ใช้จริง ไม่ต้องรับทุกอย่างในครั้งเดียว

สแกนบาร์โค้ดและ QR ด้วยมือถือ

ระบบเป็นเว็บแอปที่เปิดบนมือถือได้ ใช้กล้องสแกนบาร์โค้ดหรือ QR ตอนรับของ เบิกของ และตรวจนับ ไม่ต้องลงแอปและไม่ต้องซื้ออุปกรณ์ราคาสูงตั้งแต่วันแรก ถ้าวันหนึ่งปริมาณงานโตจนต้องใช้เครื่องสแกนเฉพาะสำหรับคลัง ระบบเดิมก็รองรับได้ สินค้าที่ยังไม่มีบาร์โค้ด ระบบพิมพ์สติกเกอร์ให้ได้ ถ้าอยากรู้พื้นฐานการใช้ QR ในธุรกิจ อ่าน QR Code สำหรับธุรกิจ

FIFO, FEFO และต้นทุนสินค้า

สองเรื่องนี้คนมักสับสน การหยิบของ ตอบว่าของชิ้นไหนออกจากชั้นก่อน ของที่มีวันหมดอายุควรใช้ FEFO (หมดอายุก่อน ออกก่อน) ส่วน การคิดต้นทุน เป็นเรื่องบัญชี ตอบว่าของที่ขายไปมีต้นทุนเท่าไหร่ ใช้ FIFO หรือถัวเฉลี่ย ระบบแยกสองเรื่องนี้ออกจากกัน คลังหยิบตามวันหมดอายุได้ ในขณะที่ฝ่ายบัญชีคิดต้นทุนตามวิธีที่ใช้อยู่

ทำระบบเฉพาะ vs ใช้โปรแกรมสต็อกสำเร็จรูป

เราไม่ได้คิดว่าทุกธุรกิจต้องทำระบบเอง ตารางนี้เทียบตรง ๆ

ถ้างานคลังของคุณเป็นมาตรฐาน คลังเดียว ไม่มีล็อต ไม่ต้องเชื่อมกับอะไรพิเศษ โปรแกรมสำเร็จรูปมักคุ้มกว่า ระบบเฉพาะเหมาะเมื่อมีขั้นตอนที่โปรแกรมทั่วไปทำไม่ได้ หรือค่าใช้จ่ายรายเดือนต่อผู้ใช้เริ่มสูงตามจำนวนพนักงานและสาขา อ่านเปรียบเทียบเพิ่มเติมได้ใน Custom Software vs SaaS

อีกทางเลือกคือเริ่มจากระบบโอเพนซอร์สแนว Odoo แล้วปรับแต่งหรือเขียนส่วนต่อขยายเฉพาะจุด เราประเมินให้ว่าทางไหนเหมาะกับขอบเขตงานของคุณ

ขั้นตอนการทำงาน

1. ทำความเข้าใจงานจริง (Discovery) เดินดูคลังหรือคุยกับคนที่ทำงานจริง ดูว่าของเข้า เก็บ ออกยังไง เอกสารที่ใช้อยู่มีอะไร ปัญหาที่เกิดบ่อยอยู่ตรงไหน สรุปเป็นขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร
2. ทำต้นแบบ (Prototype) ทำหน้าจอหลักให้ลองกดจริง เช่น หน้ารับของ หน้าสแกนเบิก หน้าตรวจนับ ให้ทีมคลังลองใช้และติก่อนเขียนระบบเต็ม
3. พัฒนาและส่งมอบเป็นช่วง (Phased Rollout) ช่วงแรกมักเป็นข้อมูลสินค้า รับเข้า เบิกออก และยอดคงเหลือ เริ่มใช้กับคลังเดียวก่อน แล้วค่อยขยายไปสาขาอื่นและเพิ่มการเชื่อมต่อช่องทางขาย
4. อบรมทีม (Training) สอนตามหน้าที่ คนคลังเรียนเรื่องสแกนและตรวจนับ ผู้จัดการเรียนเรื่องรายงานและการอนุมัติ พร้อมคู่มือภาษาไทยแบบมีภาพ
5. ส่งมอบ (Handover) ส่งซอร์สโค้ด เอกสารระบบ ฐานข้อมูล และสิทธิ์ผู้ดูแลระบบทั้งหมดให้คุณ ถ้าวันหนึ่งอยากเปลี่ยนทีมดูแล ก็ทำได้

ขั้นตอนนี้สอดคล้องกับแนวทางเดียวกับงาน พัฒนา Custom Software ของเรา

การเชื่อมต่อกับระบบอื่น

ระบบสต็อกไม่ควรเป็นเกาะ ข้อมูลที่ต้องไหลเข้าออกมักมีดังนี้

• ช่องทางขายออนไลน์ เว็บไซต์ร้านค้าของคุณ (รับทำเว็บไซต์ E-commerce) Shopee และ Lazada ผ่าน API ของแต่ละแพลตฟอร์ม
• หน้าร้าน เชื่อมกับ ระบบ POS ให้การขายหน้าร้านตัดสต็อกกลางทันที
• ERP และบัญชี ถ้าต้องการให้ซื้อ ขาย สต็อก และบัญชีอยู่ในระบบเดียว ดู รับทำระบบ ERP ถ้านักบัญชีใช้โปรแกรมเดิมอยู่ เช่น Express FlowAccount หรือ PEAK ระบบส่งข้อมูลออกไปตามรูปแบบที่โปรแกรมนั้นรองรับ
• LINE แจ้งเตือนสินค้าต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ สินค้าใกล้หมดอายุ หรือคำขอโอนย้ายที่รออนุมัติ เข้ากลุ่ม LINE ของทีม
• Excel นำเข้าและส่งออกได้ทุกหน้าหลัก สำหรับคนที่ยังถนัดทำงานกับตาราง

ถ้าคุณขายหลายช่องทางและกำลังวางแผนรวมหน้าร้านกับออนไลน์ อ่าน Omnichannel Retail ในไทย ประกอบ

ย้ายข้อมูลจาก Excel หรือโปรแกรมเก่า

การย้ายข้อมูลคือจุดที่โปรเจกต์ระบบสต็อกพลาดบ่อยที่สุด เราทำแบบนี้

1. รวบรวมข้อมูลสินค้า จาก Excel หรือไฟล์ส่งออกของโปรแกรมเดิม
2. ล้างข้อมูล รวมรหัสที่ซ้ำ แก้ชื่อสินค้าที่เขียนต่างกันแต่เป็นตัวเดียวกัน ตั้งหน่วยนับและอัตราแปลงให้ตรง
3. นำเข้าระบบทดสอบ ให้ทีมตรวจรายการก่อน
4. ตรวจนับยอดยกมาจริง หนึ่งครั้งก่อนเริ่มใช้ เพราะยอดในไฟล์เดิมมักคลาดจากของจริงอยู่แล้ว ถ้าเอายอดที่ผิดเข้าระบบใหม่ ระบบก็จะผิดตั้งแต่วันแรก
5. เปิดใช้งานจริง ในวันที่ตกลงกัน มักเลือกช่วงต้นเดือนหรือหลังปิดยอด

ประวัติความเคลื่อนไหวย้อนหลังจากโปรแกรมเก่า ย้ายได้ถ้าโปรแกรมเดิมส่งออกได้ครบ ถ้าส่งออกไม่ได้ เราแจ้งตั้งแต่ตอนประเมินงาน

ความปลอดภัยและ PDPA

• สิทธิ์ตามหน้าที่ พนักงานคลังเห็นเฉพาะคลังที่รับผิดชอบ ราคาทุนเห็นเฉพาะผู้มีสิทธิ์
• บันทึกการแก้ไข (Audit Log) ทุกการรับ เบิก โอน และปรับยอด บันทึกว่าใครทำ เมื่อไหร่ เปลี่ยนจากเท่าไหร่เป็นเท่าไหร่
• การปรับยอดต้องอนุมัติ ลดโอกาสที่สต็อกหายแล้วถูกปรับยอดให้เงียบไป
• สำรองข้อมูลอัตโนมัติ และทดสอบการกู้คืน
• ข้อมูลส่วนบุคคล ระบบสต็อกมักมีข้อมูลลูกค้าและผู้ติดต่อของซัพพลายเออร์ เราเก็บเท่าที่จำเป็นและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงตามแนวทาง PDPA
• เชื่อมต่อแบบเข้ารหัส (HTTPS) และเก็บกุญแจ API ของแพลตฟอร์มต่าง ๆ แยกจากโค้ด

บริการและบทความที่เกี่ยวข้อง

• WMS คืออะไร ระบบบริหารคลังสินค้า พื้นฐาน WMS, FIFO/FEFO, บาร์โค้ด vs RFID และ KPI คลังสินค้า
• รับทำระบบ ERP เมื่อต้องการให้สต็อก จัดซื้อ ขาย และบัญชีอยู่ในระบบเดียว
• รับทำระบบ POS ระบบขายหน้าร้านที่ตัดสต็อกกลาง
• รับทำเว็บไซต์ E-commerce หน้าร้านออนไลน์ที่ใช้สต็อกเดียวกับคลัง
• พัฒนา Custom Software ระบบเฉพาะทางอื่น ๆ ขององค์กร
• Omnichannel Retail ในไทย วางแผนขายหลายช่องทางด้วยสต็อกก้อนเดียว

เริ่มต้นคุยกับเรา

Southern Whale มีผลงานกว่า 50 เว็บ และผู้ก่อตั้งมีประสบการณ์ด้านเว็บและระบบมากกว่า 10 ปี เราเริ่มทุกโปรเจกต์จากการเข้าใจงานจริงของคุณก่อนเขียนโค้ด

ราคาประเมินตามขอบเขตงานจริง ทัก LINE @969dkzqz ปรึกษาฟรีก่อนเริ่มงาน หรืออีเมล [email protected] เล่าให้ฟังว่าคุณมีกี่คลัง สินค้าประมาณกี่รายการ ขายช่องทางไหนบ้าง แล้วเราจะบอกตรง ๆ ว่าควรใช้โปรแกรมสำเร็จรูปหรือทำระบบเฉพาะ