รับทำระบบ ERP สำหรับบริษัทและองค์กร

ระบบ ERP คืออะไร และทำไมบริษัทถึงต้องการมัน

ลองนึกถึงออเดอร์หนึ่งรายการในบริษัทที่ยังไม่มีระบบกลาง ฝ่ายขายพิมพ์ใบเสนอราคาใน Word ลูกค้าตอบตกลงทาง LINE คลังเช็กของในไฟล์ Excel อีกไฟล์ บัญชีคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำลงโปรแกรมบัญชีเพื่อออกใบกำกับภาษี แล้วพอสิ้นเดือน ผู้จัดการต้องขอไฟล์จากทุกคนมารวมเอง ข้อมูลชุดเดียวถูกพิมพ์สามสี่รอบ และทุกรอบมีโอกาสผิด

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) คือระบบที่เอางานหลักของบริษัท เช่น ขาย จัดซื้อ สต็อก การผลิต และบัญชี มาไว้บนฐานข้อมูลเดียว คีย์ครั้งเดียว แล้วข้อมูลไหลต่อไปทุกแผนกเอง ใบเสนอราคากลายเป็นใบสั่งขาย ใบสั่งขายตัดสต็อก ตัดสต็อกแล้วออกใบกำกับภาษี รับเงินแล้วตัดลูกหนี้ ผู้บริหารเปิดดูตัวเลขได้ทันทีโดยไม่ต้องรอใครรวมไฟล์

บริการรับทำระบบ ERP ของ Southern Whale ไม่ได้เริ่มจากการขายโปรแกรมสำเร็จรูป เราเริ่มจากนั่งดูว่าบริษัทคุณทำงานจริงยังไง เอกสารไหลผ่านใคร ใครอนุมัติอะไร แล้วออกแบบระบบให้ตรงกับขั้นตอนนั้น จะเป็นการ Customize ERP บนระบบโอเพนซอร์สอย่าง Odoo หรือเขียนขึ้นใหม่ทั้งหมดก็ได้ ขึ้นกับว่าแบบไหนคุ้มกว่าสำหรับโจทย์ของคุณ

ถ้ายังไม่แน่ใจว่า ERP ต่างจากโปรแกรมบัญชีหรือ CRM ยังไง อ่าน ERP คืออะไร ก่อนได้ บทความนั้นอธิบายพื้นฐานไว้ครบ

พูดตรง ๆ: ไม่ใช่ทุกบริษัทต้องทำ ERP เอง ถ้าธุรกิจของคุณขั้นตอนไม่ซับซ้อนและโปรแกรมสำเร็จรูปแบบรายเดือนทำได้ครบ ใช้ของสำเร็จรูปจะถูกและเร็วกว่า เราจะบอกตรง ๆ ตั้งแต่คุยครั้งแรก

ระบบหลังบ้านบัญชี: หัวใจที่บริษัทส่วนใหญ่ต้องการก่อน

ในทางปฏิบัติ สิ่งที่บริษัทไทยเจ็บที่สุดมักไม่ใช่การผลิตหรือคลัง แต่เป็นงานเอกสารฝั่งบัญชีที่ต้องทำทุกวัน เราจึงออกแบบระบบหลังบ้านบัญชีให้เป็นแกนของ ERP ตั้งแต่ต้น

ฝั่งขาย (Order to Cash)

ใบเสนอราคา → ใบสั่งขาย → ใบส่งของ / ใบแจ้งหนี้ → ใบกำกับภาษี → ใบเสร็จรับเงิน → ตัดลูกหนี้

ทุกใบดึงข้อมูลจากใบก่อนหน้า ไม่ต้องพิมพ์ชื่อลูกค้า เลขผู้เสียภาษี หรือรายการสินค้าซ้ำ ระบบคำนวณ VAT 7% แยกราคาก่อนและหลังภาษี และรันเลขที่เอกสารต่อเนื่องตามที่บัญชีกำหนด

ฝั่งซื้อ (Procure to Pay)

ใบขอซื้อ → อนุมัติ → ใบสั่งซื้อ → รับของ → บันทึกใบแจ้งหนี้ผู้ขาย → จ่ายเงิน → ตัดเจ้าหนี้

ตอนจ่ายเงินผู้ให้บริการ ระบบคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้ที่ตั้งไว้ และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้จากรายการนั้นเลย

ลูกหนี้และเจ้าหนี้ (AR / AP)

รายงานอายุลูกหนี้ (Aging) แยกตามช่วงวันค้างชำระ รายการเจ้าหนี้ที่ใกล้ครบกำหนด และยอดคงค้างรายลูกค้าหรือรายผู้ขาย ให้ฝ่ายการเงินรู้ว่าวันนี้ต้องตามเงินใคร และต้องจ่ายใคร

ภาษีและรายงานให้นักบัญชี

รายงานภาษีขายและภาษีซื้อสำหรับยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม รายการหัก ณ ที่จ่ายสำหรับยื่นแบบ และส่งออกข้อมูลรายการบัญชีในรูปแบบที่โปรแกรมบัญชีของนักบัญชีนำเข้าได้ สำนักงานบัญชีทำงานต่อจากข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น แทนการรับกองเอกสารไปคีย์ใหม่

เราไม่ได้แทนที่นักบัญชี ระบบช่วยให้ข้อมูลที่ส่งถึงนักบัญชีครบและถูก ส่วนการปิดงบ การยื่นภาษี และการตัดสินใจเรื่องบัญชี ยังเป็นหน้าที่ของผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีของคุณ

ERP แบบ Customize เหมาะกับใคร

• บริษัทจัดจำหน่ายและค้าส่ง ที่มีสินค้าหลายร้อยหลายพันรายการ ราคาต่างกันตามกลุ่มลูกค้า และต้องคุมเครดิตลูกค้า
• โรงงานขนาดเล็กถึงกลาง ที่อยากเชื่อมการขายเข้ากับวัตถุดิบและการผลิต (ดูต่อที่ ระบบ MRP)
• รีสอร์ท โรงแรม คลินิก และบริษัททัวร์ ในภาคใต้ ที่มีระบบหน้าร้านหรือระบบจองอยู่แล้ว แต่หลังบ้านยังรวมบัญชีด้วยมือ
• บริษัทที่มีหลายสาขาหรือหลายนิติบุคคล ที่ต้องแยกเอกสารและเลขที่ภาษีของแต่ละบริษัท แต่ผู้บริหารอยากเห็นภาพรวมที่เดียว
• องค์กรและหน่วยงาน ที่มีขั้นตอนอนุมัติหลายชั้นและต้องเก็บร่องรอยการแก้ไขทุกรายการ

ตัวอย่างสถานการณ์ที่เจอบ่อย เช่น บริษัทขายวัสดุก่อสร้างที่ฝ่ายขายให้ส่วนลดตามใจ แล้วบัญชีมารู้ทีหลังว่ากำไรหาย หรือรีสอร์ทที่รายได้มาจากหลายช่องทาง แต่ต้องรวมยอดใน Excel ทุกคืน ทั้งสองแบบแก้ได้ด้วยการวางขั้นตอนอนุมัติและการรวมข้อมูลในระบบเดียว

สัญญาณว่าบริษัทคุณถึงเวลาต้องมีระบบ ERP

1. คีย์ข้อมูลเดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้ง เช่น ขายคีย์ใบสั่งขาย แล้วบัญชีคีย์ซ้ำเพื่อออกใบกำกับภาษี
2. สต็อกในไฟล์ไม่ตรงกับของจริง และรู้ตัวตอนลูกค้าสั่งของที่ไม่มีแล้ว
3. ปิดยอดสิ้นเดือนใช้เวลาหลายวัน เพราะต้องรวมไฟล์จากหลายคน
4. ตามหนี้ไม่ทัน ไม่รู้ว่าลูกค้าค้างเท่าไร เกินกำหนดมากี่วัน
5. ไฟล์ Excel สำคัญอยู่กับพนักงานคนเดียว ถ้าเขาลาออก ไม่มีใครรู้สูตร
6. ผู้บริหารตัดสินใจจากความรู้สึก เพราะตัวเลขจริงมาช้าหรือไม่ครบ
7. ซื้อโปรแกรมมาแล้วแต่ไม่มีใครใช้ เพราะขั้นตอนในโปรแกรมไม่ตรงกับงาน

ถ้าตรงตั้งแต่สามข้อขึ้นไป การวางระบบกลางมักคุ้มกว่าการจ้างคนเพิ่มมาคีย์ข้อมูล

โมดูลที่เราทำได้

ไม่จำเป็นต้องทำทุกโมดูลพร้อมกัน เลือกเฉพาะส่วนที่บริษัทใช้จริง แล้วเพิ่มทีหลังได้

ERP สำเร็จรูป, Odoo หรือเขียนเอง: เทียบแบบตรง ๆ

ไม่มีทางไหนดีที่สุดสำหรับทุกบริษัท อ่านเทียบละเอียดได้ใน Odoo หรือ ERP เขียนเอง แบบไหนเหมาะกับ SME ไทย และถ้าอยากเห็นภาพรวมของการเลือกซอฟต์แวร์ อ่าน Custom Software vs SaaS

ขั้นตอนการทำงาน

1. วิเคราะห์งานจริง (Discovery) เราคุยกับคนที่ใช้งานจริงทุกฝ่าย ขาย คลัง บัญชี ผู้บริหาร ขอตัวอย่างเอกสารที่ใช้อยู่ ไฟล์ Excel และขั้นตอนอนุมัติ แล้วเขียนออกมาเป็นแผนผังว่าเอกสารไหลยังไง จุดไหนคีย์ซ้ำ จุดไหนผิดบ่อย จบขั้นนี้คุณได้ขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร

2. ต้นแบบหน้าจอ (Prototype) ทำหน้าจอตัวอย่างให้ทีมคุณลองกดก่อนเขียนจริง ปรับชื่อช่อง ลำดับขั้นตอน และรูปแบบเอกสารให้ตรงกับที่ทีมคุ้นเคย แก้ตอนนี้ถูกกว่าแก้หลังเขียนเสร็จมาก

3. พัฒนาและเปิดใช้เป็นเฟส (Phased Rollout) เริ่มจากโมดูลที่แก้ปัญหาใหญ่สุดก่อน ใช้งานจริงคู่กับวิธีเดิมช่วงสั้น ๆ เทียบผลให้ตรงกัน แล้วค่อยเปิดโมดูลถัดไป ความเสี่ยงต่ำกว่าการเปลี่ยนทั้งบริษัทในวันเดียว

4. อบรม (Training) สอนแยกตามบทบาท ฝ่ายขายเรียนเฉพาะหน้าจอของฝ่ายขาย บัญชีเรียนเฉพาะงานบัญชี พร้อมคู่มือภาษาไทยที่มีภาพหน้าจอ

5. ส่งมอบ (Handover) ส่งมอบ Source Code เอกสารระบบ แผนผังฐานข้อมูล บัญชีผู้ดูแลสูงสุดในชื่อบริษัทคุณ และสิทธิ์เซิร์ฟเวอร์ ทีมไหนจะรับดูแลต่อก็ทำได้

งานเชื่อมต่อกับระบบอื่น

• โปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ เช่น Express, FlowAccount หรือ PEAK ผ่านไฟล์นำเข้าหรือ API ตามที่โปรแกรมนั้นรองรับ
• e-Tax Invoice & e-Receipt ผ่านผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากร
• เว็บไซต์และร้านค้าออนไลน์ ออเดอร์จากเว็บเข้าระบบขายโดยตรง สต็อกบนเว็บตรงกับคลังจริง
• LINE Official Account แจ้งเตือนใบสั่งซื้อรออนุมัติ หรือส่งเอกสารให้ลูกค้า
• ระบบจองหรือระบบหน้าร้านที่มีอยู่ ดึงยอดขายรายวันเข้าบัญชีอัตโนมัติ
• Excel / Google Sheets นำเข้าและส่งออกได้ทุกตาราง สำหรับคนที่ยังอยากวิเคราะห์ต่อเอง

ย้ายข้อมูลจาก Excel หรือโปรแกรมเก่า

การย้ายข้อมูลเป็นส่วนที่มักถูกประเมินต่ำเกินไป เราวางแผนไว้ตั้งแต่ต้น

1. ทำแม่แบบนำเข้าสำหรับลูกค้า ผู้ขาย สินค้า และผังบัญชี
2. ล้างข้อมูลซ้ำ เช่น ลูกค้ารายเดียวที่ถูกบันทึกสามชื่อ
3. นำเข้ายอดยกมา สต็อกคงเหลือ ลูกหนี้และเจ้าหนี้คงค้าง ณ วันตัดยอด
4. นับยอดเทียบกับไฟล์ต้นทาง ให้ทีมคุณตรวจและเซ็นยืนยันก่อนเปิดใช้งาน

ประวัติย้อนหลังหลายปีไม่จำเป็นต้องย้ายมาทั้งหมดเสมอ บางครั้งเก็บไว้ในไฟล์เดิมให้ค้นได้ก็พอ เราช่วยตัดสินใจว่าอะไรควรย้าย

ความปลอดภัยและ PDPA

• แบ่งสิทธิ์ตามบทบาท พนักงานเห็นเฉพาะข้อมูลที่ต้องใช้ เช่น ฝ่ายขายไม่เห็นต้นทุน
• บันทึกประวัติการแก้ไข (Audit Log) รู้ว่าใครแก้เอกสารไหนเมื่อไร
• เอกสารที่ออกแล้วแก้ทับไม่ได้ ต้องยกเลิกและออกใหม่ตามขั้นตอนบัญชี
• สำรองข้อมูลอัตโนมัติ และทดสอบกู้คืนได้จริง
• เก็บข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าและพนักงานเท่าที่จำเป็น ตามหลัก PDPA
• เข้าระบบผ่าน HTTPS และตั้งยืนยันตัวตนสองชั้นสำหรับผู้ดูแลระบบได้

ทำไมต้อง Southern Whale

เราเป็นทีมที่ทำเว็บไซต์และระบบให้ธุรกิจมาแล้วผลงานกว่า 50 เว็บ ผู้ก่อตั้งมีประสบการณ์ด้านเว็บและระบบมากกว่า 10 ปี สิ่งที่เราให้ความสำคัญคือระบบที่ทีมคุณใช้ต่อได้จริงหลังส่งมอบ ไม่ใช่ระบบที่ซับซ้อนจนต้องเรียกเราทุกครั้ง

ERP เป็นส่วนหนึ่งของบริการ พัฒนา Custom Software ของเรา ถ้าโจทย์ของคุณเน้นเฉพาะด้าน ดูบริการที่เกี่ยวข้องได้ที่

• ระบบ CRM สำหรับบริหารลูกค้าและงานขาย
• ระบบ MRP สำหรับวางแผนการผลิตและวัตถุดิบ
• ระบบคลังสินค้า สำหรับคุมสต็อกหลายคลัง
• ระบบ POS สำหรับขายหน้าร้าน

อ่านเพิ่มก่อนตัดสินใจ: ERP คืออะไร · Odoo หรือ ERP เขียนเอง

เริ่มต้นคุยเรื่องระบบ ERP

ส่งตัวอย่างเอกสารที่ใช้อยู่ หรือเล่าขั้นตอนงานที่เสียเวลาที่สุดให้เราฟัง เราจะบอกว่าควรเริ่มจากส่วนไหน ใช้ของสำเร็จรูปได้ไหม หรือควรทำเอง ราคาประเมินตามขอบเขตงานจริง ทัก LINE ปรึกษาฟรีก่อนเริ่มงาน