ERP thực sự giải quyết điều gì

Hãy theo dõi một đơn hàng trong doanh nghiệp chưa có hệ thống trung tâm. Nhân viên bán hàng gõ báo giá bằng Word, khách xác nhận qua LINE, kho kiểm tra tồn trong một bảng tính, kế toán nhập lại toàn bộ vào phần mềm kế toán để xuất hóa đơn thuế, và cuối tháng quản lý đi gom file của mọi người để làm báo cáo. Cùng một dữ liệu bị nhập ba bốn lần, và mỗi lần là một cơ hội để sai.

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đưa bán hàng, mua hàng, tồn kho, sản xuất và kế toán vào một cơ sở dữ liệu duy nhất. Báo giá thành đơn bán hàng, đơn bán hàng trừ tồn kho, giao hàng sinh hóa đơn thuế, và thanh toán tất toán công nợ. Ban lãnh đạo xem số liệu theo thời gian thực mà không phải chờ ai gộp file.

Dịch vụ phát triển ERP theo yêu cầu của Southern Whale bắt đầu từ cách doanh nghiệp bạn vận hành, không phải từ một sản phẩm cần bán. Chúng tôi vẽ lại ai xử lý chứng từ nào và ai duyệt việc gì, rồi xây hệ thống cho khớp: tùy biến một ERP mã nguồn mở như Odoo hoặc viết từ đầu, tùy phương án nào hợp lý hơn với bạn.

Nói thật: không phải doanh nghiệp nào cũng cần ERP riêng. Nếu quy trình của bạn tiêu chuẩn và một phần mềm SaaS trả theo tháng đã đáp ứng, thì thường rẻ hơn và nhanh hơn. Chúng tôi sẽ nói rõ ngay từ buổi trao đổi đầu tiên.

Ưu tiên bộ phận kế toán trước

Với phần lớn doanh nghiệp Thái, nỗi đau hằng ngày không nằm ở sản xuất hay kho bãi mà ở giấy tờ phía kế toán. Vì vậy chúng tôi xem bộ phận kế toán là lõi của ERP.

Từ đơn hàng đến thu tiền: báo giá → đơn bán hàng → phiếu giao hàng / hóa đơn → hóa đơn thuế → phiếu thu → tất toán công nợ phải thu. Mỗi chứng từ lấy dữ liệu từ chứng từ trước, VAT 7% được tính tự động, số chứng từ chạy theo thứ tự kế toán yêu cầu.

Từ mua hàng đến thanh toán: đề nghị mua → phê duyệt → đơn mua hàng → nhận hàng → hóa đơn nhà cung cấp → thanh toán → tất toán công nợ phải trả. Khi trả tiền cho đơn vị cung cấp dịch vụ, thuế khấu trừ tại nguồn được tính theo loại thu nhập và chứng từ khấu trừ thuế được tạo từ cùng bản ghi.

Công nợ phải thu và phải trả: báo cáo tuổi nợ theo khoảng quá hạn, các khoản sắp phải trả nhà cung cấp và số dư theo từng khách hàng hoặc nhà cung cấp, để bộ phận tài chính biết hôm nay cần đòi ai và trả ai.

Thuế và bàn giao cho kế toán: báo cáo VAT đầu vào và đầu ra, bảng kê thuế khấu trừ để nộp tờ khai, và xuất dữ liệu bút toán mà phần mềm của kế toán nhập được. Đơn vị kế toán bắt đầu từ dữ liệu sạch, đầy đủ thay vì một thùng giấy tờ.

Hệ thống không thay thế kế toán của bạn. Việc khóa sổ, nộp thuế và các nhận định kế toán vẫn do kế toán viên và kiểm toán viên đảm nhận.

Phù hợp với ai

Nhà phân phối và bán sỉ có hàng trăm đến hàng nghìn mã hàng, giá riêng theo khách và hạn mức tín dụng
Nhà máy vừa và nhỏ muốn liên kết bán hàng với nguyên vật liệu và sản xuất (xem hệ thống MRP)
Resort, khách sạn, phòng khám và công ty tour ở miền Nam Thái Lan đã có hệ thống đặt chỗ hoặc lễ tân nhưng vẫn tổng hợp sổ sách thủ công
Doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc nhiều pháp nhân cần chứng từ thuế riêng cho từng pháp nhân và một góc nhìn hợp nhất
Tổ chức có nhiều cấp phê duyệt và cần dấu vết kiểm tra đầy đủ

Một tình huống điển hình: nhà phân phối vật liệu xây dựng có nhân viên bán hàng giảm giá tùy ý, kế toán chỉ phát hiện mất biên lợi nhuận về sau. Quy tắc phê duyệt và một nguồn dữ liệu duy nhất sẽ giải quyết việc đó.

Dấu hiệu bạn cần ERP

Cùng một dữ liệu được nhập nhiều hơn một lần
Tồn kho trên bảng tính không khớp với hàng trên kệ
Khóa sổ cuối tháng mất nhiều ngày
Không thấy được ai nợ bao nhiêu và nợ bao lâu
Các bảng tính quan trọng phụ thuộc vào một nhân viên
Quyết định của lãnh đạo phải chờ số liệu trễ hoặc thiếu
Đã mua phần mềm nhưng không ai dùng vì không hợp quy trình

Các phân hệ chúng tôi xây dựng

Phân hệ	Chức năng	Liên kết với
Bán hàng	Báo giá, đơn bán hàng, bảng giá, hạn mức tín dụng	Tồn kho, kế toán, CRM
Mua hàng	Đề nghị mua, phê duyệt, đơn mua hàng, nhận hàng	Tồn kho, công nợ phải trả
Tồn kho	Nhiều kho, điều chuyển, kiểm kê, lô/hạn dùng	Bán hàng, mua hàng (hệ thống quản lý kho)
Công nợ phải thu	Hóa đơn, hóa đơn thuế, phiếu thu, tuổi nợ	Bán hàng, tài chính
Công nợ phải trả	Hóa đơn nhà cung cấp, thanh toán, thuế khấu trừ	Mua hàng, tài chính
Thuế	Báo cáo VAT, bảng kê thuế khấu trừ	Phải thu, phải trả
Sản xuất	Định mức nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, xuất vật tư	Tồn kho (MRP)
Bán lẻ	Bán hàng tại quầy với tồn kho thời gian thực và tổng kết ngày	Tồn kho, kế toán (POS)
Báo cáo lãnh đạo	Doanh số, lãi gộp, tồn kho, công nợ trên một màn hình	Tất cả phân hệ

Phần mềm có sẵn, Odoo hay viết từ đầu

	SaaS có sẵn	Mở rộng Odoo	Viết từ đầu
Thời gian bắt đầu	Nhanh nhất	Trung bình	Chậm nhất
Độ khớp với quy trình	Bạn phải thích nghi với phần mềm	Cao, trong khuôn khổ Odoo	Khớp hoàn toàn
Chi phí dài hạn	Thuê bao theo người dùng mãi mãi	Tùy phiên bản và mức tùy biến	Đầu tư ban đầu cao hơn, sau đó là bảo trì
Quyền sở hữu mã và dữ liệu	Dữ liệu nằm trên nền tảng nhà cung cấp	Bản Community là mã nguồn mở	Hoàn toàn của bạn
Nâng cấp	Nhà cung cấp lo	Phân hệ tùy biến có thể cần chuyển đổi mỗi phiên bản lớn	Bạn tự quyết khi nào thay đổi
Phù hợp với	Quy trình tiêu chuẩn	Nhu cầu gần chuẩn nhưng có điểm thiếu cụ thể	Nhu cầu rất đặc thù hoặc muốn công cụ gọn, đơn giản

Quy trình làm việc

Khảo sát — phỏng vấn bộ phận bán hàng, kho, kế toán và lãnh đạo; thu thập mẫu chứng từ và bảng tính; lập phạm vi bằng văn bản.
Bản mẫu — màn hình bấm thử được để đội của bạn kiểm tra trước khi xây, đảm bảo tên trường, các bước và mẫu chứng từ đúng với những gì họ quen dùng.
Triển khai theo giai đoạn — bắt đầu từ phân hệ gây đau nhất, chạy song song với cách cũ một thời gian ngắn, đối chiếu rồi mới chuyển sang phần tiếp theo.
Đào tạo — theo từng vai trò, kèm tài liệu hướng dẫn tiếng Thái hoặc tiếng Anh có ảnh chụp màn hình.
Bàn giao — mã nguồn, tài liệu, sơ đồ cơ sở dữ liệu, tài khoản quản trị cao nhất đứng tên doanh nghiệp bạn và quyền truy cập máy chủ.

Kết nối hệ thống

Phần mềm của kế toán (Express, FlowAccount, PEAK và các phần mềm khác) qua file nhập hoặc API nếu được hỗ trợ
e-Tax Invoice & e-Receipt qua nhà cung cấp dịch vụ được chấp thuận
Website hoặc cửa hàng online của bạn, để đơn hàng web và tồn kho luôn đồng bộ
Thông báo qua LINE Official Account cho phê duyệt và chứng từ gửi khách
Hệ thống đặt chỗ hoặc lễ tân hiện có
Nhập/xuất Excel và Google Sheets trên mọi bảng dữ liệu

Chuyển đổi dữ liệu, bảo mật và PDPA

Chúng tôi xây mẫu nhập liệu, làm sạch dữ liệu trùng, nhập số dư đầu kỳ của tồn kho, công nợ phải thu và phải trả tại ngày chốt, rồi đối chiếu tổng số với file gốc để bạn xác nhận. Không phải toàn bộ lịch sử đều cần chuyển; chúng tôi giúp bạn quyết định.

Về bảo mật: phân quyền theo vai trò (nhân viên bán hàng không thấy giá vốn), nhật ký kiểm tra, chứng từ đã phát hành chỉ có thể hủy và xuất lại chứ không ghi đè, sao lưu tự động có kiểm thử, HTTPS, xác thực hai lớp tùy chọn cho quản trị viên, và chỉ lưu dữ liệu cá nhân ở mức cần thiết theo PDPA.

Vì sao chọn Southern Whale

Đội ngũ chúng tôi đã bàn giao hơn 50 website và hệ thống cho doanh nghiệp, người sáng lập có hơn 10 năm kinh nghiệm về web và hệ thống. Mục tiêu của chúng tôi là hệ thống mà đội của bạn tiếp tục dùng được sau bàn giao, không phải gọi chúng tôi cho mỗi thay đổi nhỏ.

ERP là một phần của dịch vụ phát triển phần mềm theo yêu cầu. Dịch vụ liên quan: CRM, MRP, quản lý kho và POS.

Cùng trao đổi về ERP của bạn

Gửi cho chúng tôi mẫu chứng từ hoặc kể bước nào tốn thời gian nhất. Chúng tôi sẽ cho bạn biết nên bắt đầu từ đâu, phần mềm có sẵn đã đủ chưa, hay làm riêng mới hợp lý. Báo giá theo phạm vi thực tế — hãy nhắn LINE để được tư vấn miễn phí trước.

Nhắn tin LINE Gửi email

Phát triển ERP theo yêu cầu tại Thái Lan