CRM là gì

CRM (hệ thống quản lý quan hệ khách hàng) lưu mọi khách hàng và mọi lần tương tác ở một nơi: từ lúc ai đó điền form trên website hay nhắn tin vào LINE Official Account của bạn, qua báo giá, chốt đơn, giao hàng, cho đến ngày họ quay lại để bảo hành hoặc mua tiếp.

Nói một cách thực tế, CRM trả lời ba câu hỏi mà ban quản lý hỏi mỗi tuần:

Hiện chúng ta đang làm việc với bao nhiêu khách, ở giai đoạn nào, giá trị bao nhiêu?
Ai cần chăm sóc ai, và khi nào?
Khách này trước đây đã mua gì, từng gặp vấn đề gì, và ai đang phụ trách?

Nếu hiện tại các câu trả lời đó nằm rải rác trong nhiều file Excel, nhóm LINE và trí nhớ của từng nhân viên kinh doanh, thì đó chính là chỗ CRM giúp được.

Đội ngũ Southern Whale xây dựng hệ thống CRM theo quy trình bán hàng của bạn, thay vì bắt đội ngũ của bạn thay đổi cách làm việc cho vừa phần mềm. Có khi chúng tôi viết từ đầu, có khi mở rộng một nền tảng mã nguồn mở sẵn có — chọn cách nào tiết kiệm hơn cho bạn.

Dành cho ai

Doanh nghiệp bán B2B như nhà phân phối, nhà cung cấp vật liệu xây dựng và máy móc, nơi một thương vụ phải qua nhiều vòng báo giá trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng
Nhà sản xuất gia công (OEM) cần theo dõi mẫu đã gửi và phản hồi của khách
Resort, khách sạn và công ty tour ở miền Nam Thái Lan nhận yêu cầu đoàn, sự kiện và tiệc cưới qua LINE và email
Phòng khám cần chăm sóc bệnh nhân sau điều trị và theo dõi liệu trình đã mua
Doanh nghiệp lắp đặt và bảo trì (điều hòa, điện mặt trời, hệ thống nước) có cả bán hàng lẫn dịch vụ hậu mãi
Hiệp hội và tổ chức quản lý hội viên, nhà tài trợ hoặc đối tác

Nếu bạn chỉ có vài chục khách, bán một lần là xong và chủ tự trả lời mọi tin nhắn, có thể chưa cần CRM đầy đủ. Một LINE OA được thiết lập tốt cộng một bảng tính dùng chung có khi là đủ. Ai hỏi, chúng tôi cũng nói như vậy.

Dấu hiệu bạn cần CRM

Muốn đếm số khách tiềm năng tháng này phải hỏi nhiều người, tìm nhiều chỗ
Khách cũ nhắn tin, nhân viên mới không biết trước đó đã trao đổi gì
Báo giá gửi đi rồi không ai theo dõi
Mỗi nhân viên kinh doanh giữ khách trong điện thoại riêng
Không dự báo được doanh số tháng sau vì không biết thương vụ nào sắp chốt
Vấn đề hậu mãi không có người phụ trách
Có chạy quảng cáo nhưng không biết chiến dịch nào mang về khách thực sự mua

Các module chúng tôi xây dựng

Không cần làm tất cả cùng lúc. Chúng tôi khuyên bắt đầu từ chỗ đang “đau” nhất.

Module	Chức năng
Thu thập khách tiềm năng đa kênh	Tự động gom yêu cầu từ form website, LINE OA và Facebook Lead Ads, kèm nguồn và chiến dịch
Phễu bán hàng	Bảng Kanban với các giai đoạn tự đặt, kéo thả thương vụ, xem giá trị theo từng giai đoạn
Báo giá	Tạo từ danh mục sản phẩm, VAT Thái Lan 7% và chiết khấu, đánh số tự động, PDF tiếng Thái, lưu lịch sử phiên bản
Nhắc lịch chăm sóc	Công việc và hạn chót cho nhân viên, nhắc trong hệ thống hoặc qua LINE doanh nghiệp, quản lý xem việc quá hạn
Lịch sử khách hàng 360°	Thông tin liên hệ, tin nhắn, lượt ghé thăm, báo giá, đơn hàng và phiếu dịch vụ trên một màn hình
Phiếu hậu mãi	Ghi nhận sửa chữa và khiếu nại, giao người phụ trách, theo dõi trạng thái, xếp lịch kỹ thuật viên
Tích điểm thành viên	Tích điểm khi mua, đổi quà, hạng thành viên, hoạt động cùng LINE OA
Phân nhóm khách hàng	Lọc khách theo thẻ, mức chi tiêu hoặc sở thích, xuất dữ liệu để gửi tin hàng loạt hoặc chạy quảng cáo
Báo cáo & dashboard	Dự báo doanh số, tỷ lệ chốt theo nhân viên và kênh, chu kỳ chốt đơn trung bình

Làm theo yêu cầu hay dùng sẵn

Chúng tôi không cho rằng làm theo yêu cầu lúc nào cũng tốt hơn. Nhiều CRM SaaS rất xuất sắc và là lựa chọn tốt hơn với một số doanh nghiệp.

	CRM SaaS	CRM theo yêu cầu
Thời gian bắt đầu	Gần như ngay lập tức	Cần phân tích và phát triển trước
Mô hình chi phí	Phí hàng tháng theo người dùng, tăng theo số nhân sự	Đầu tư phát triển ban đầu, sau đó là hosting và bảo trì
Quy trình bán hàng	Tùy chỉnh trong giới hạn của sản phẩm	Thiết kế theo quy trình thực tế của bạn
LINE OA	Có nơi hỗ trợ, có nơi phải mua thêm add-on	Kết nối trực tiếp Messaging API
Chứng từ tiếng Thái / VAT	Tùy nhà cung cấp	Làm theo mẫu báo giá của bạn
ERP / kế toán	Được nếu có sẵn connector	Xây cho đúng hệ thống bạn đang dùng
Quyền sở hữu	Dữ liệu nằm trên nền tảng của nhà cung cấp	Bạn sở hữu mã nguồn và dữ liệu
Rủi ro chính	Nhà cung cấp đổi giá hoặc chính sách	Cần bảo trì lâu dài

Chọn SaaS nếu đội kinh doanh nhỏ, quy trình phổ thông, cần ít kết nối và muốn bắt đầu ngay tuần này.

Chọn làm theo yêu cầu nếu quy trình có quy tắc riêng, phần lớn khách đến qua LINE, cần kết nối ERP hoặc kho, hoặc phí theo người dùng đã cao hơn chi phí tự sở hữu hệ thống.

Còn lựa chọn thứ ba: giữ CRM SaaS làm lõi và chỉ nhờ chúng tôi xây phần kết nối còn thiếu, ví dụ đồng bộ tin nhắn LINE. Với doanh nghiệp mà SaaS đã đáp ứng phần lớn nhu cầu, đây thường là phương án đáng tiền nhất.

Quy trình làm việc

Khảo sát. Chúng tôi ngồi cùng chủ doanh nghiệp, trưởng nhóm kinh doanh và những người thực sự trả lời tin nhắn, vẽ lại hành trình từ lần liên hệ đầu tiên đến hậu mãi. Kết quả: sơ đồ quy trình, danh sách module theo thứ tự ưu tiên và phạm vi giai đoạn một.
Bản mẫu. Bản mẫu bấm thử được để đội kinh doanh dùng với tình huống thật, chỉnh sửa đến khi họ thấy ổn.
Triển khai theo giai đoạn. Giai đoạn một thường là thu thập khách tiềm năng và phễu bán hàng vì cho thấy giá trị nhanh nhất. Sau đó đến báo giá, phiếu hậu mãi và các kết nối.
Đào tạo. Đào tạo theo vai trò, kèm hướng dẫn sử dụng tiếng Thái và tiếng Anh cùng video ngắn.
Bàn giao. Mã nguồn, tài liệu hệ thống và tài khoản máy chủ đứng tên doanh nghiệp bạn, kèm thời gian hỗ trợ sau đó. Có thể tiếp tục gói bảo trì với chúng tôi hoặc chuyển cho đội ngũ khác.

Kết nối hệ thống

Website: form liên hệ, yêu cầu báo giá và đặt lịch đổ thẳng vào CRM kèm dữ liệu nguồn UTM
LINE OA: LINE Messaging API đưa tin nhắn vào dòng thời gian khách hàng, gắn thẻ và gửi tin chăm sóc; LINE Login để liên kết tài khoản thành viên
Facebook: Lead Ads và tin nhắn fanpage
ERP và kho: danh mục sản phẩm và giá cho báo giá, thương vụ chốt thành đơn bán hàng. Xem Phát triển hệ thống ERP theo yêu cầu
Phần mềm kế toán: đẩy dữ liệu khách hàng và bán hàng sang phần mềm kế toán bạn đang dùng như Express, FlowAccount hoặc PEAK, qua API hoặc file nhập tùy từng phần mềm hỗ trợ
Excel / Google Sheets: nhập và xuất cho các báo cáo đội ngũ vẫn làm theo cách cũ

Chuyển đổi dữ liệu

Dữ liệu khách hàng tích lũy nhiều năm rất quý nhưng hiếm khi sạch. Chúng tôi gom mọi nguồn, gộp bản ghi trùng, chuẩn hóa số điện thoại và email, tách công ty với người liên hệ, ánh xạ trường cũ sang trường mới, để đội ngũ của bạn kiểm tra mẫu, rồi nhập và đối chiếu số lượng với dữ liệu gốc. Một số dữ liệu, như lịch sử chat trong LINE cá nhân của nhân viên, không thể nhập tự động; chúng tôi nói rõ ngay từ đầu cái gì chuyển được, cái gì không.

Bảo mật và PDPA

CRM lưu trực tiếp dữ liệu cá nhân, nên được thiết kế theo Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Thái Lan ngay từ đầu: phân quyền theo vai trò, lưu bằng chứng đồng ý kèm ngày và kênh, hỗ trợ yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xóa và hủy đăng ký, nhật ký ai đã sửa hoặc xuất dữ liệu gì, hạn chế xuất hàng loạt, sao lưu tự động và HTTPS. Hệ thống giúp tuân thủ dễ hơn, nhưng chính sách quyền riêng tư và quy trình xin đồng ý vẫn là trách nhiệm của doanh nghiệp; hãy hỏi chuyên gia PDPA nếu cần tư vấn pháp lý.

Vì sao chọn Southern Whale

Bắt đầu từ quy trình của bạn, không phải từ một sản phẩm cần bán
Hiểu cả tìm khách lẫn hệ thống. Chúng tôi cũng làm SEO và website, đã bàn giao hơn 50 website, nên CRM kết nối được với website và chiến dịch của bạn ngay từ ngày đầu
Nói thẳng khi làm theo yêu cầu không đáng
Bạn sở hữu tất cả: mã nguồn, dữ liệu và tài khoản máy chủ đứng tên bạn

Dịch vụ liên quan

Phát triển hệ thống ERP theo yêu cầu cho kho, mua hàng, sản xuất và kế toán
Phát triển phần mềm theo yêu cầu cho các hệ thống nội bộ khác
Thiết kế hệ thống để lên kiến trúc tổng thể trước khi xây dựng

Tư vấn miễn phí qua LINE

Hãy cho chúng tôi biết khách tiềm năng đến từ đâu, đội ngũ chăm sóc thế nào và đang vướng ở đâu. Chúng tôi sẽ gợi ý nên bắt đầu từ module nào, SaaS có đủ không, hay làm theo yêu cầu mới hợp lý. Báo giá theo phạm vi thực tế — hãy nhắn LINE để được tư vấn miễn phí trước.

Nhắn LINE cho chúng tôi @969dkzqz hoặc email [email protected]

Phát triển hệ thống CRM theo yêu cầu tại Thái Lan