Phần mềm quản lý kho tốt là khi con số trên màn hình khớp với hàng trên kệ

Doanh nghiệp nào bán hàng hóa vật lý cũng hỏi cùng những câu hỏi mỗi ngày: còn bao nhiêu hàng, hàng để ở đâu, có cần nhập thêm không? Câu hỏi đơn giản, nhưng khi câu trả lời đến từ ba phiên bản bảng tính khác nhau hay từ trí nhớ của một nhân viên kho, con số sẽ lệch dần cho đến khi bạn bán món hàng mình không có, hoặc phát hiện hàng hết hạn nằm ở góc kho.

Southern Whale là một đội ngũ freelance, chúng tôi xây dựng hệ thống quản lý tồn kho và quản lý kho bãi theo yêu cầu dựa trên cách kho của bạn thực sự vận hành: nhập hàng, lưu kho, xuất hàng, điều chuyển giữa các chi nhánh và đồng bộ tồn kho với các kênh bán online. Nhân viên quét mã vạch bằng điện thoại, còn mã nguồn và dữ liệu thuộc về bạn.

Nói thật: hệ thống tốt đến đâu cũng sai nếu nhân viên không quét khi hàng di chuyển. Một nửa công việc của chúng tôi là thiết kế các bước đủ đơn giản để đội ngũ của bạn làm đúng mọi lúc.

Hệ thống quản lý kho (WMS) là gì?

WMS quản lý mọi chuyển động bên trong kho: nhận hàng, xếp hàng vào vị trí, lấy hàng theo đúng thứ tự, đóng gói và giao hàng. Còn thứ mà mọi người thường gọi là phần mềm quản lý tồn kho tập trung vào số lượng hiện có và lịch sử nhập xuất của từng mặt hàng.

Với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, ranh giới này không quá quan trọng. Hãy bắt đầu từ tồn kho chính xác, rồi bổ sung các tính năng WMS như vị trí kệ và phiếu lấy hàng khi việc tìm hàng trở thành điểm nghẽn.

Dành cho ai

Nhà bán buôn và nhà phân phối có hàng trăm đến hàng nghìn SKU với nhiều đơn vị tính (cái, gói, thùng)
Chuỗi bán lẻ nhiều chi nhánh cần điều chuyển hàng giữa các cửa hàng
Thương hiệu bán đa kênh: website, Shopee, Lazada, LINE và cửa hàng thực tế, dùng chung một nguồn tồn kho
Doanh nghiệp có lô hàng và hạn sử dụng: thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thuốc và vật tư phòng khám
Nhà máy vừa và nhỏ cần theo dõi nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm
Resort và khách sạn ở miền Nam Thái Lan có nhiều kho (bếp, quầy bar, buồng phòng, kỹ thuật) cần biết từng bộ phận đã lấy những gì

Nếu bạn chỉ có vài chục sản phẩm, một kênh bán và bảng tính vẫn dùng ổn, bạn chưa cần hệ thống làm riêng. Chúng tôi sẽ nói thẳng như vậy.

Dấu hiệu bạn cần một hệ thống bài bản

Kiểm kê không bao giờ khớp và không ai biết phần chênh lệch đi đâu
Bán vượt tồn trên kênh online, phải hủy đơn và bị ảnh hưởng điểm đánh giá shop
Hàng hết hạn trong khi lô cũ nằm đó không ai để ý
Muốn biết tồn kho phải gọi điện hỏi kho
Hàng bán chạy thì hết, hàng bán chậm thì đầy kệ
Không tính được giá vốn thực tế mỗi đơn vị vì mỗi lần nhập một giá khác nhau
Bảng tính ngày càng chậm, hoặc nhiều bảng tính cho ra con số khác nhau

Các module chúng tôi xây dựng

Module	Chức năng
Danh mục sản phẩm	Mã hàng, mã vạch, nhiều đơn vị tính có quy đổi, biến thể, hình ảnh
Kho & chi nhánh	Tồn kho theo kho và vị trí, xem tổng hợp
Nhập kho	Nhận hàng theo đơn mua, ghi nhận lô và hạn sử dụng
Xuất kho / bán hàng	Trừ kho cho bán hàng, sử dụng nội bộ hoặc sản xuất, kèm lý do
Điều chuyển	Trạng thái đang vận chuyển, nơi nhận xác nhận khi hàng đến
Lô, serial, hạn sử dụng	Gợi ý xuất FEFO, báo cáo hàng cận hạn, truy xuất lô
Kiểm kê	Kiểm kê toàn bộ hoặc định kỳ trên điện thoại, duyệt chênh lệch
Điểm đặt hàng lại	Mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng ở từng kho, gợi ý mua hàng
Giá vốn	FIFO hoặc bình quân di động, khớp với phương pháp của kế toán
Đồng bộ kênh bán	Website, Shopee, Lazada và POS
Báo cáo	Tồn hiện có, nhập xuất, hàng chậm luân chuyển, giá trị tồn kho, xuất Excel
Phân quyền	Theo vai trò và chi nhánh, lưu vết đầy đủ mọi thao tác

Lấy hàng khác với tính giá vốn: đơn vị hàng nào rời kệ trước (FEFO cho hàng dễ hỏng) là chuyện khác với cách tính giá vốn trong kế toán (FIFO hoặc bình quân). Hệ thống xử lý hai việc này độc lập với nhau.

Làm theo yêu cầu hay dùng phần mềm có sẵn

	Phần mềm thuê bao có sẵn	Hệ thống làm theo yêu cầu
Thời gian bắt đầu	Nhanh	Cần thiết kế và phát triển
Cách tính chi phí	Trả liên tục theo người dùng/chi nhánh	Chi phí xây dựng ban đầu, sau đó bảo trì theo thỏa thuận
Mức phù hợp với quy trình	Bạn phải thích nghi với phần mềm	Xây dựng quanh quy trình của bạn
Tích hợp	Tùy nhà cung cấp hỗ trợ gì	Bất cứ gì hệ thống đích hỗ trợ
Mã nguồn & dữ liệu	Nhà cung cấp nắm giữ	Thuộc về bạn

Một kho tiêu chuẩn, không quản lý lô thường hợp với phần mềm có sẵn hơn. Làm theo yêu cầu có lợi khi quy trình của bạn đặc thù, hoặc phí tính theo đầu người tăng dần theo số nhân viên và chi nhánh. Một hướng trung gian là dùng nền tảng mã nguồn mở như Odoo rồi tùy chỉnh đúng chỗ; chúng tôi sẽ cho bạn biết hướng nào hợp với phạm vi của bạn. Xem thêm phát triển phần mềm theo yêu cầu.

Quy trình làm việc

Khảo sát — đi thực tế kho, trò chuyện với người trực tiếp làm việc, ghi phạm vi công việc bằng văn bản
Bản mẫu — các màn hình chính có thể bấm thử (nhập hàng, quét để xuất, kiểm kê) để đội ngũ của bạn dùng thử
Triển khai theo giai đoạn — chạy phần tồn kho cốt lõi ở một kho trước, sau đó mở rộng sang các chi nhánh và tích hợp kênh bán
Đào tạo — đào tạo theo từng vai trò kèm tài liệu hướng dẫn có hình minh họa bằng tiếng Thái hoặc tiếng Anh
Bàn giao — mã nguồn, tài liệu, cơ sở dữ liệu và quyền quản trị, để bạn có thể đổi đội ngũ khác nếu cần

Tích hợp

Kênh online: website thương mại điện tử của bạn, Shopee và Lazada qua API
Cửa hàng: hệ thống POS trừ trực tiếp vào tồn kho trung tâm
ERP và kế toán: một hệ thống ERP đầy đủ, hoặc xuất sang Express, FlowAccount hay PEAK
Thông báo qua LINE khi hàng sắp hết, hàng cận hạn và phiếu điều chuyển đang chờ
Nhập và xuất Excel trên mọi màn hình chính

Chuyển đổi dữ liệu

Chúng tôi thu thập dữ liệu sản phẩm từ Excel hoặc phần mềm cũ, làm sạch mã trùng và đơn vị tính không thống nhất, nhập vào hệ thống thử nghiệm để bạn kiểm tra, rồi kiểm kê thực tế đầu kỳ trước khi chạy chính thức. Lịch sử nhập xuất có thể được chuyển sang nếu hệ thống cũ xuất được đầy đủ; nếu không, chúng tôi sẽ báo ngay trong giai đoạn khảo sát.

Bảo mật và PDPA

Phân quyền theo vai trò (chỉ người được phép mới thấy giá vốn), nhật ký đầy đủ cho mọi lần nhập, xuất, điều chuyển và điều chỉnh, điều chỉnh tồn kho cần được duyệt, sao lưu tự động có kiểm tra khôi phục, xử lý tối thiểu dữ liệu cá nhân theo luật PDPA của Thái Lan, HTTPS toàn bộ và khóa API được lưu ngoài mã nguồn.

Bắt đầu

Đội ngũ Southern Whale đã hoàn thành hơn 50 website, và người sáng lập có hơn 10 năm kinh nghiệm về web và hệ thống. Chúng tôi bắt đầu mọi dự án bằng việc hiểu cách bạn thực sự làm việc.

Chi phí tùy theo phạm vi thực tế, chúng tôi đánh giá yêu cầu rồi mới báo giá. Nhắn tin qua LINE để được tư vấn miễn phí trước, hoặc vào trang liên hệ. Hãy cho chúng tôi biết bạn có bao nhiêu kho, khoảng bao nhiêu sản phẩm và đang bán trên những kênh nào, chúng tôi sẽ nói thật lòng nên dùng phần mềm có sẵn hay làm theo yêu cầu.

Phát triển phần mềm quản lý kho & hệ thống WMS theo yêu cầu tại Thái Lan