Website là nơi đầu tiên phụ huynh tìm đến

Trước khi gọi điện hay đến thăm, gần như phụ huynh nào cũng tìm tên trường trên Google trước. Những gì họ thấy trong vài giây đó rất quan trọng. Một trang tin tức cập nhật lần cuối từ ba năm trước, một trang phải phóng to mới đọc được trên điện thoại, hay số điện thoại khó tìm đều tạo ấn tượng đầu tiên không tốt, dù thực tế trường rất tốt.

Southern Whale làm website cho cơ sở giáo dục mọi cấp: nhà trẻ, mẫu giáo, trường tư thục và công lập, trường quốc tế và song ngữ, trường cao đẳng nghề và đại học. Chúng tôi là một nhóm SEO biết làm website, nên câu hỏi “phụ huynh sẽ tìm thấy trang này bằng cách nào?” nằm trong thiết kế ngay từ ngày đầu, không phải chuyện tính sau.

Với mọi website trường học, chúng tôi tập trung vào ba điều:

Nhân viên tự cập nhật được. Tin tức, sự kiện, thông báo và album ảnh chỉ mất vài phút, không phải chờ ai.
Dữ liệu của trẻ được xử lý cẩn thận. Ảnh và dữ liệu cá nhân học sinh được quản lý có tính đến PDPA (luật bảo vệ dữ liệu cá nhân Thái Lan).
Phụ huynh dễ tìm và dễ liên hệ, trên Google, Google Maps và điện thoại.

Mỗi loại cơ sở giáo dục cần một kiểu website khác nhau

Website trường mẫu giáo và website đại học có đối tượng, câu hỏi và điểm ra quyết định khác nhau. Chúng tôi không dùng một mẫu cho tất cả mà lên cấu trúc theo loại hình cơ sở.

Nhà trẻ và trường mẫu giáo

Phụ huynh có con nhỏ có một câu hỏi đầu tiên: “Con mình có an toàn không?” Website cần trả lời điều đó trước khi nói đến chương trình học.

Trang an toàn và chăm sóc: quy định đưa đón, ai được phép đón trẻ, camera giám sát, xử lý khi trẻ ốm và tỷ lệ cô trên trẻ đúng như thực tế.
Lịch sinh hoạt trong ngày: lịch từ sáng đến chiều, giờ ngủ và giờ chơi, thực đơn và cách xử lý dị ứng.
Giáo viên và người chăm sóc: bằng cấp và kinh nghiệm, vì phụ huynh muốn biết ai ở cùng con mình cả ngày.
Thư viện ảnh: lớp học, khu vui chơi, góc ngủ và cơ sở vật chất, ưu tiên ảnh không lấy mặt trẻ làm trọng tâm, hoặc chỉ dùng ảnh đã có sự đồng ý của phụ huynh.
Đặt lịch tham quan: form ngắn chọn ngày và nhập tuổi của trẻ, gửi thẳng về LINE OA của trường. Gần như phụ huynh nào có con nhỏ cũng muốn đến xem tận nơi.

Trường tư thục

Trường tư cạnh tranh nhau về tuyển sinh, nên website đóng vai trò một nhân viên tư vấn không bao giờ nghỉ.

Tuyển sinh: các khối lớp nhận học sinh, điều kiện, các bước, lịch tuyển sinh và hồ sơ cần thiết.
Ngày hội tham quan (open house): trang sự kiện có đăng ký và nhắc lịch qua LINE trước ngày diễn ra.
Trang học phí: bố cục nhân viên cập nhật mỗi năm học, hoặc nếu trường không muốn công bố con số thì làm trang giải thích học phí bao gồm những gì kèm nút yêu cầu chi tiết.
Chương trình và thế mạnh: chương trình đặc biệt, ngoại ngữ, thể thao, âm nhạc, các lớp EP/MEP (chương trình tiếng Anh) nếu có, viết cho phụ huynh đọc chứ không phải bằng giọng văn bản hành chính.
Tin tức và thành tích học sinh, cập nhật đều đặn như bằng chứng trường đang hoạt động sôi nổi.

Trường công lập

Trường công có một nghĩa vụ mà trường tư không có: một số thông tin bắt buộc phải công khai. Website cần sắp xếp tài liệu ngăn nắp.

Trang công khai thông tin theo yêu cầu của cơ quan quản lý, nhóm theo các chủ đề trường được giao, có ngày tháng và đọc được trên điện thoại. Nhân viên tự thêm tài liệu mới vào đúng mục. Danh sách chủ đề do nhà trường xác nhận từ thông báo chính thức mới nhất, vì chi tiết thay đổi theo từng năm.
Giới thiệu trường: lịch sử, tầm nhìn, cơ cấu quản lý và đội ngũ.
Thông báo tách khỏi tin tức: thông báo chính thức (tuyển sinh, mua sắm, kết quả) để riêng với tin hoạt động, để tài liệu quan trọng không bị chìm.
Tải về: biểu mẫu sắp xếp theo danh mục và tìm kiếm được.

Chúng tôi không điền chỉ số hay điểm thay cho trường, và không tuyên bố website sẽ giúp trường đạt bất kỳ kỳ đánh giá nào. Việc của chúng tôi là làm cho việc lưu trữ và công khai thông tin ngăn nắp, dễ tìm và dễ duy trì cho nhân viên.

Trường cao đẳng nghề

Người tìm kiếm trường cao đẳng gồm học sinh đang chọn trường, phụ huynh và doanh nghiệp tìm thực tập sinh.

Mỗi ngành một trang: học gì, thực tập ở đâu, ra trường làm gì. Trang riêng cho từng ngành lên thứ hạng tốt hơn nhiều so với một trang gộp chung.
Tuyển sinh và chỉ tiêu: lịch, điều kiện, hồ sơ và form tư vấn.
Đào tạo kép và thực tập: trang dành cho doanh nghiệp muốn nhận thực tập sinh hoặc tham gia chương trình.
Hướng nghiệp và việc làm: tin tuyển dụng từ doanh nghiệp và thông tin học tiếp. Số liệu việc làm sau tốt nghiệp chỉ đăng khi trường có dữ liệu thật.

Đại học

Website đại học rất lớn, nhiều khoa, nhiều phòng ban và nhiều ngôn ngữ. Thách thức chính là cấu trúc và phân quyền chỉnh sửa.

Cấu trúc khoa và chương trình: mỗi khoa có khu vực riêng trong một thiết kế chung; mỗi chương trình có trang riêng.
Tiếng Thái, tiếng Anh và tiếng Trung: URL riêng cho từng ngôn ngữ với hreflang chuẩn, phù hợp với trường tuyển sinh viên quốc tế hoặc có chương trình quốc tế.
Nghiên cứu và hồ sơ giảng viên: hồ sơ cán bộ, công bố khoa học và dự án nghiên cứu, đồng thời tăng độ tin cậy trong mắt Google.
Lịch sự kiện và tin tức lọc theo khoa và tự động đưa vào danh sách chung.
Phân quyền theo đơn vị: nhân viên khoa nào chỉ sửa khu vực của khoa đó, giảm rủi ro sửa nhầm chỗ khác.

Trường quốc tế và song ngữ

Nhiều gia đình ở đây là người nước ngoài hoặc chuyển đến miền Nam Thái Lan vì công việc. Website tiếng Anh phải đọc tự nhiên, không phải bản dịch từng chữ. Chúng tôi trình bày tuyển sinh, chương trình học (Anh, Mỹ hay IB, đúng như trường thực sự giảng dạy), đội ngũ giáo viên và chuyển trường giữa năm bằng cả hai ngôn ngữ.

Giáo viên đăng tin trên WordPress

Vấn đề phổ biến nhất chúng tôi thấy ở website trường học là nội dung bị cũ. Không phải vì trường không có hoạt động, mà vì đăng bài quá khó, hoặc chỉ một người biết mật khẩu. Người đó nghỉ việc là website cũng dừng.

Chúng tôi dùng WordPress làm phần quản trị vì phần lớn giáo viên làm quen chỉ trong vài giờ, và sau này cũng dễ tìm người bảo trì.

Nhân viên làm được gì	Chúng tôi thiết lập thế nào
Đăng tin hoạt động kèm ảnh	Một form: tiêu đề, nội dung, tải ảnh hàng loạt và tự động thu nhỏ
Đăng thông báo chính thức	Danh mục tách riêng khỏi tin tức, đính kèm PDF, ghim lên đầu
Cập nhật lịch sự kiện	Nhập ngày một lần, hiển thị cả ở trang chủ và lịch
Thêm tài liệu công khai	Chọn từ danh mục có sẵn, không cần tạo trang mới
Cập nhật thông tin tuyển sinh hằng năm	Các trường rõ ràng cho ngày, khối lớp và hồ sơ

Mỗi người có tài khoản riêng. Bộ phận truyền thông đăng tin, bộ phận hành chính đính kèm tài liệu, và trưởng bộ phận hoặc điều phối viên có thể duyệt trước khi đăng. Khi bàn giao, chúng tôi đào tạo đúng những người sẽ đăng bài và để lại tài liệu hướng dẫn có hình minh họa bằng tiếng Thái.

PDPA, ảnh và dữ liệu học sinh

Website trường học đầy ảnh trẻ em, đó là dữ liệu cá nhân của người chưa thành niên. Điều này cần được thiết kế ngay từ đầu, không phải xử lý sau khi phụ huynh phàn nàn.

Chính sách quyền riêng tư giải thích website thu thập gì, vì sao và liên hệ ai để sửa hoặc xóa.
Hướng dẫn ảnh cho nhân viên: ưu tiên ảnh tập thể và ảnh hoạt động, không ghi họ tên đầy đủ cạnh ảnh, chỉ dùng ảnh trẻ đã có phụ huynh đồng ý.
Yêu cầu gỡ ảnh qua form hoặc LINE OA, nhân viên xử lý ngay trong phần quản trị.
Form tối giản: form tư vấn và đặt lịch chỉ hỏi những gì cần thiết, có phần đồng ý rõ ràng và dùng HTTPS.
Banner cookie khi có dùng công cụ phân tích.

Mẫu đồng ý của phụ huynh và câu chữ pháp lý nên được cố vấn pháp lý hoặc cơ quan quản lý của trường xem xét. Chúng tôi làm phần kỹ thuật, không tư vấn pháp lý.

Tốc độ trên di động và khả năng tiếp cận

Phần lớn phụ huynh mở website trường trên điện thoại, thường từ đường link được chuyển tiếp trong nhóm LINE. Website phải tải nhanh bằng 4G và đọc được mà không cần phóng to.

Nhanh dù nhiều ảnh: ảnh được nén, chuyển định dạng tự động và tải chậm (lazy-load).
Chữ dễ đọc và độ tương phản màu tốt.
Thân thiện với bàn phím và trình đọc màn hình: văn bản thay thế cho ảnh, nhãn nút rõ ràng và thứ tự tiêu đề đúng, thiết kế theo hướng dẫn WCAG.
Thông tin quan trọng là trang web, không chỉ là file PDF để tải về.

SEO để phụ huynh tìm thấy trường

Phụ huynh tìm kiếm theo hai cách: tìm tên trường, và tìm rộng như “trường mẫu giáo gần đây” hay “trường quốc tế Phuket”. Website cần đáp ứng cả hai.

Google Business Profile đúng danh mục, giờ làm việc, ảnh và liên kết website. Xem dịch vụ SEO địa phương của chúng tôi.
Schema giáo dục để Google hiểu đây là trường học và trường nằm ở đâu.
Mỗi ý định tìm kiếm một trang: khối lớp, chương trình và tuyển sinh đều có trang riêng.
Đúng thời điểm: phụ huynh tìm kiếm nhiều tháng trước khi khai giảng, nên trang tuyển sinh cần sẵn sàng trước đó.
Kết nối Search Console và GA4 khi bàn giao để trường thấy từ khóa nào mang khách đến.

LINE OA và tuyển sinh trực tuyến

Phụ huynh Thái liên hệ trường qua LINE nhiều hơn email rất nhiều, nên chúng tôi kết nối website với LINE OA của trường: nút kết bạn trên mọi trang, form tham quan và tư vấn gửi thông báo cho bộ phận tuyển sinh qua LINE, và trang hỏi đáp tuyển sinh giúp giảm câu hỏi lặp lại.

Nếu cần nhiều hơn form, như nộp hồ sơ trực tuyến có tải tài liệu, theo dõi hồ sơ, hồ sơ học sinh, kết quả học tập hay thông báo cho phụ huynh, chúng tôi làm riêng một hệ thống quản lý trường học và liên kết nút Nộp hồ sơ trên website sang đó. Website vẫn nhẹ và nhanh, còn dữ liệu học sinh nằm trong hệ thống có kiểm soát truy cập chặt chẽ hơn.

Quy trình của chúng tôi

Mục tiêu: loại hình cơ sở nào, ai cần tìm thấy website, ai sẽ duy trì.
Rà soát website hiện có: có bao nhiêu tin tức và tài liệu, URL nào đang có lượt tìm kiếm, để không mất nội dung giá trị.
Cấu trúc và thiết kế: bạn xem và duyệt thiết kế các trang chính trước.
Xây dựng trên site thử nghiệm ẩn khỏi Google, chuyển tin tức và tài liệu cũ, chuyển hướng 301 các liên kết cũ. Xem chuyển website.
Kiểm tra trước khi ra mắt: di động, tốc độ, form và khả năng tiếp cận.
Đào tạo và bàn giao: đào tạo nhân viên, tài liệu hướng dẫn, tên miền, hosting và mọi tài khoản đứng tên trường.
Chăm sóc lâu dài (tùy chọn): cập nhật bảo mật, sao lưu và hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn.

Vì sao chọn Southern Whale

Một nhóm SEO biết làm website, nên website sẵn sàng để được tìm thấy, không chỉ để đẹp. Xem dịch vụ phát triển website của chúng tôi.
Đã bàn giao hơn 50 website, cùng hơn 10 năm kinh nghiệm web và SEO của người sáng lập.
Gắn bó với miền Nam Thái Lan, quen thuộc với các trường địa phương, từ trường kết hợp giáo dục tôn giáo và phổ thông đến trường ở thành phố du lịch có nhiều gia đình nước ngoài, đồng thời làm việc trực tuyến với các cơ sở trên toàn quốc.
Nhà trường sở hữu mọi thứ: tên miền, hosting, mã nguồn và dữ liệu đều đứng tên trường.
Nói thẳng: nếu một trường rất nhỏ chưa có ai duy trì website, một Google Business Profile được chăm chút và một trang mạng xã hội hoạt động đều đặn có thể đủ để bắt đầu. Chúng tôi sẽ nói với bạn.

Bắt đầu

Nhắn tin qua LINE OA với tên trường, loại hình và đường link website hiện tại nếu có, chúng tôi sẽ cho bạn biết miễn phí nên sửa gì trước. Báo giá theo phạm vi thực tế — hãy nhắn LINE để được tư vấn miễn phí trước. Hoặc email [email protected].

Với các cơ quan công khác như chính quyền địa phương hay bệnh viện, xem Cơ quan nhà nước và khu vực công.

Thiết kế website trường học tại Thái Lan